Η Σημασία των Δεξιοτήτων της Επικοινωνίας στις Παρουσιάσεις και όχι Μόνο.
Μια διακεκριμένη επιχειρηματική παρουσίαση είναι μια υψηλού επιπέδου επικοινωνιακή δραστηριότητα.
Είναι μία Ανοιχτή, Ελεύθερη, Δυναμική και Διαπροσωπική Επικοινωνία.
Σε μια τέτοιου είδους επιχειρηματική παρουσίαση δεν μιλάμε απλά στο κοινό, αλλά επικοινωνούμε διαδραστικά με το κοινό χρησιμοποιώντας εξαιρετικές τεχνικές πωλήσεων και διακεκριμένες τεχνικές επικοινωνίας.
Τα στελέχη των επιχειρήσεων πρέπει να είναι υψηλού επιπέδου επαγγελματίες και γνώστες των δεξιοτήτων της διαπροσωπικής επικοινωνίας.
Πολλοί λέγοντας επικοινωνώ εννοούν μιλώ.
Η αλήθεια όμως είναι ότι υπάρχουν δύο ειδών επικοινωνίες, η Λεκτική και η μη Λεκτική επικοινωνία δηλαδή η Γλώσσα του Σώματος.
Αν και πολλοί πιστεύουν ότι το να μιλάμε είναι ο σημαντικότερος παράγοντας της επικοινωνίας, μακροχρόνιες μελέτες απέδειξαν ότι το 93% μιας επιτυχημένης επικοινωνιακής δραστηριότητας οφείλεται στη μη λεκτική επικοινωνία, δηλαδή στη Γλώσσα του σώματος.
Επικοινωνία είναι η ανταλλαγή και η ροή πληροφοριών, ιδεών και μηνυμάτων από ένα άτομο σε άλλο με στόχο το αμοιβαίο όφελος.
Εάν προσπαθήσουμε να αναπτύξουμε κάποιες επικοινωνιακές τεχνικές σίγουρα θα βοηθηθούμε τόσο στην επαγγελματική όσο και στη κοινωνική και οικογενειακή φάση της ζωής μας.
Στη δεκαετία του 70 ο καθηγητής Albert Mehrabian’s παρουσίασε τις μελέτες του που αφορούσαν τη προσωπική επικοινωνία (7-38-55 Rule of Personal Communication) βάσει των οποίων αντιλαμβανόμαστε τα συναισθήματα και τη συμπεριφορά διαφόρων ατόμων όχι από τις λέξεις που μας λένε αλλά κυρίως από τη γλώσσα του σώματος και τον τόνο της φωνής τους.
Έτσι απέδειξε ότι τα λόγια που λέμε, ο τόνος της φωνής μας και η γλώσσα του σώματος μας,αντιπροσωπεύουν αντίστοιχα το 7%,38% και 55% της προσωπικής μας επικοινωνίας.
(Albert Mehrabian’s 7-38-55 Rule of Personal Communication October 4, 2008 by Nagesh Belludi).
Υπάρχουν τριών ειδών Επικοινωνίες
• Η Αποτελεσματική Λεκτική Επικοινωνία και Συμπεριφορά.
• Η Αποτελεσματική μη Λεκτική Επικοινωνία (Γλώσσα του Σώματος).
• Οι Φωνητικές Τεχνικές.
Αποτελεσματική Λεκτική Επικοινωνία και Συμπεριφορά.
Η λεκτική επικοινωνία αφορά αυτά τα οποία λέμε, είναι η ανάλυση των μηνυμάτων τα οποία προσπαθούμε να περάσουμε στο ακροατήριο η στον συνομιλητή μας με στόχο να τον επηρεάσουμε θετικά.
Καταρχάς αυτό το οποίο πρέπει να τονίσουμε είναι ότι ο τρόπος με το οποίο προσπαθούμε να περάσουμε τα μηνύματά μας στο ακροατήριο μας, πρέπει να είναι απλός, ξεκάθαρος, σαφής, ειλικρινής, και φιλικός.
Και βεβαίως πάντα την Αλήθεια.
Προσπαθούμε να προβλέψουμε κάποιες θετικές η αρνητικές αντιδράσεις του ακροατηρίου και να προετοιμαστούμε να τις αντιμετωπίσουμε ανάλογα.
Μιλάμε απλά, σχετικά αργά, τονίζοντας τα σημαντικά σημεία της παρουσίας μας αυξομειώνοντας τον τόνο και την ένταση της φωνής μας.
Εμείς προετοιμάσαμε τη παρουσίαση, εμείς γνωρίζουμε το θέμα καλύτερα από όλους, άρα είμαστε γεμάτοι αυτοπεποίθηση και σιγουριά ότι η παρουσίασή μας δεν πρόκειται να αμφισβητηθεί.
Εάν χρησιμοποιείτε σωστά κάποιες τεχνικές της λεκτικής επικοινωνίας ,το ακροατήριο θα ενδιαφερθεί, θα συμμετάσχει θα κρατήσει σημειώσεις, θα κάνει ερωτήσεις και εσείς θα επιτύχετε να κάνετε μια πραγματικά διαδραστική παρουσίαση.
Δεν είναι δυνατόν το ακροατήριο να θελήσει να παρακολουθήσει ένα άτομο που μιλάει μονότονα, βαριεστημένα, που μιλάει πολύ αργά ή πολύ γρήγορα, που είναι ακίνητο , χωρίς χειρονομίες.
Τα περισσότερα αρνητικά σχόλια τα παίρνει ο παρουσιαστής που μιλάει με μια μονότονη φωνή.
Προτιμότερο είναι ο παρουσιαστής να μιλάει ήρεμα και καθαρά, να έχει μια διαφοροποίηση στην ένταση της φωνής του ,να χρησιμοποιεί τις παύσεις και τη σιωπή, το χιούμορ εάν το έχει, να δίνει έμφαση σε ορισμένες λέξεις η φράσεις.
(Without knowing the force of words, it is impossible to know men.” – Confucius)
Αποτελεσματική Μη Λεκτική Επικοινωνία (Γλώσσα του Σώματος)
Η Μη Λεκτική Επικοινωνία, δηλαδή η Γλώσσα του Σώματος, παίζει τον σημαντικότερο ρόλο τόσο σε μια παρουσίαση μπροστά σε ακροατήριο όσο και σε μια απλή συνομιλία.
Αυτό συμβαίνει διότι επηρεάζει την επικοινωνιακή συμπεριφορά των ατόμων.
Η γλώσσα του σώματος έχει να κάνει με τον συναισθηματικό κόσμο του ατόμου, και αυτό διότι κάθε σωματική κίνηση όπως χειρονομίες, μορφασμοί, κάποια αυξομείωση της έντασης της φωνής και της ταχύτητας της ομιλίας μας σίγουρα εκδηλώνει κάποιο συναίσθημα του.
Βέβαια δεν είναι εύκολο να αντιληφθούμε και να ερμηνεύσουμε τις συναισθηματικές αντιδράσεις του ατόμου που κρύβονται πίσω από μια σωματική κίνηση.
Χωρίς αμφιβολία η Μη Λεκτική Επικοινωνία παίζει μεν πρωτεύοντα ρόλο σε μια παρουσίαση η συνομιλία αλλά δεν είναι εύκολη και η χρήση της.
Όντας τέχνη και τεχνική χρειάζεται γνώσεις και εξάσκηση.
(“Your words tell me a story but your body tells me the whole story” «Ανώνυμος»).
Για να μπορέσουμε να ερμηνεύσουμε τα μη λεκτικά μηνύματα που εκπέμπει κάποιος, πρέπει να προσπαθήσουμε κυρίως να αντιληφθούμε τη συναισθηματική κατάσταση που βρίσκεται.
Είναι απαραίτητη λοιπόν η εξαιρετική προσοχή στο συνομιλητή μας τόσο όσον αφορά στο τι λέει όσο αλλά και το πως το λέει.
Σύμφωνα με τον ανθρωπολόγο Edward T. Hall σε μια νορμάλ συζήτηση μεταξύ δύο ατόμων λιγότερο του 35% του κοινωνικού μηνύματος μεταφέρεται με λέξεις.
Αυτό πάει να πει ότι το 65% μεταφέρεται με μη λεκτικά μηνύματα.
Κάτι που πρέπει να προσέξουμε είναι το ότι υπάρχει η περίπτωση να στείλουμε μη λεκτικά μηνύματα χωρίς να το αντιλαμβανόμαστε.
Μιλάμε λοιπόν με ειλικρίνεια αλλά το δείχνουμε και με μη λεκτικά μέσα όπως πχ, με τις εκφράσεις του προσώπου μας, τη γλώσσα του σώματος, τις διακυμάνσεις της φωνή μας.
Αποτελεσματική μη Λεκτική Επικοινωνία (Γλώσσα του Σώματος) περιλαμβάνει πολλούς μη λεκτικούς παράγοντες:
Τις χειρονομίες των Χεριών. Τις Στάσεις του Σώματος. Το Χαμόγελο. Την Οπτική επαφή, Τους Μορφασμούς.
Εάν ανεβείτε στο πόντιουμ και αρχίζετε να μιλάτε μένοντας ακίνητος, χωρίς κάποια χειρονομία, κρατάτε και διαβάζετε συνεχώς τις σημειώσεις σας, έχετε καρφωμένο το βλέμμα σας άπειρο, μιλάτε με σταθερή και μονότονη φωνή, τότε να είστε σίγουροι ότι όχι μόνο δεν θα επηρεάσετε θετικά το ακροατήριό σας αλλά θα δημιουργήσετε μια μεγάλη βαρεμάρα και τάση του ακροατηρίου προς φυγή.
Εάν θέλετε πράγματι να αποσπάσετε τη προσοχή, το ενδιαφέρον και τη συμμετοχή του ακροατηρίου μην είστε ένας παγωμένος ομιλητής.
Είμαστε μεσογειακός λαός και έχουμε τη ικανότητα να εμπλουτίζουμε την ομιλία μας με απλές και ήρεμες κινήσεις των χεριών οι οποίες ευχαριστούν το ακροατήριο και δημιουργούν ευχάριστη ατμόσφαιρα.
Προς Θεού δε θα αρχίσουμε να χορεύουμε, και δε θα κάνουμε πάντα την ίδια τυπική χειρονομία, αλλά χρησιμοποιώντας τα χέρια μας μπορούμε να ενισχύσουμε το προσωπικό μας στυλ.
Ένας μαέστρος μια συμφωνικής ορχήστρας δεν μιλάει στους μουσικούς του, τους διευθύνει με τις χειρονομίες των χεριών του.
Να είστε σίγουροι ότι το ανθρώπινο σώμα έχει τη δυνατότητα να μιλάει με τον τρόπο του.
Οι Στάσεις και οι κινήσεις του του Σώματος.
Είστε στην αίθουσα διότι πρόκειται να κάνετε μια παρουσίαση η οποία ενδιαφέρει τους πάντες.
Μη στήνεστε πίσω από το πόντιουμ.
Κατεβείτε στην αίθουσα και κυκλοφορείστε ανάμεσα στους συμμετέχοντες.
Έτσι μπορείτε να απευθύνεστε τόσο στο σύνολο των συμμετεχόντων όσο και προσωπικά στο καθένα.
Αποτείνεστε στο σύνολο του ακροατηρίου και πρέπει να είστε σίγουροι ότι σας ακούν όλοι.
Μην κρατάτε στα χέρια σας αντίγραφα ολόκληρης της παρουσίασή σας.
Εάν έχετε προετοιμάσει σωστά τη παρουσίασή σας δεν χρειάζεται να κοιτάζετε στις σημειώσεις σας.
Μια φευγαλέα ματιά σε κάποιες καρτελίτσες ναι.
Ποτέ δε διαβάζουμε μια διαφάνεια, και ποτέ δε γυρίζουμε τη πλάτη μας προς τo ακροατήριο.
Εάν είναι αναγκαίο αναλύστε μια διαφάνεια με σχήματα και διαγράμματα.
Η προσωπική σας παρουσία, και το στυλ με το οποίο κινήστε μέσα στην αίθουσα έχει τη δυνατότητα να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα της παρουσίασής σας.
Το Χαμόγελο (Keep Smiling)
Ξεκινήστε τη παρουσία σας υποδεχόμενος τους συμμετέχοντες με ένα θερμό καλωσόρισμα και ένα Ελαφρό Χαμόγελο (Keep Smiling).
Ένα χαμόγελο δημιουργεί θετικές συναισθηματικές αντιδράσεις, ηρεμεί το περιβάλλον, εκπέμπει συμπάθεια και σας απαλλάσσει από μια πιθανή νευρικότητα.
Προσοχή όμως.
Το χαμόγελο πρέπει να είναι ειλικρινές και όχι προσποιητό.
Κάτι τέτοιο γίνεται αμέσως αντιληπτό από τους παρευρισκόμενους.
Μπορούμε να πούμε ότι το χαμόγελο είναι ο κορυφαίος παράγοντας της Γλώσσας του Σώματος.
Δεν μαίνομαι όμως μόνο στο χαμόγελο.
Οπτική Επαφή (The Eye Contact)
Πρέπει κατά τη διάρκεια της παρουσίασής μας να δώσουμε μεγάλη προσοχή και στη συνεχή Οπτική Επαφή (The Eye Contact) με τους συμμετέχοντες.
Η οπτική επαφή είναι ένα σημαντικό στοιχείο της επικοινωνίας το οποίο μας βοηθάει να αποσπάσουμε τη προσοχή και τη συμμετοχή του ακροατηρίου.
Καταρχάς πρέπει να πούμε ότι τη παρουσίαση την κάνετε για το σύνολο του ακροατηρίου.
Πρέπει λοιπόν να έχετε συνεχή οπτική επαφή με όλο το ακροατήριο, όπου και εάν βρίσκεται στην αίθουσα σε όποιο μέρος της αίθουσας και να βρίσκεστε, όχι μόνο τα πρώτα καθίσματα όπου συνήθως κάθονται 2-3 σημαντικά πρόσωπα.
Το ακροατήριο θέλει να σας βλέπει καλά, να σας ακούει καλά και να βλέπει με άνεση και τις διαφάνειες.
Λέγεται ότι όταν κοιτάτε ένα άτομο στο βάθος της αίθουσας 15 άτομα γύρο από αυτό νομίζουν ότι βλέπετε αυτούς.
Απλώστε λοιπόν το βλέμμα σας σε όλη την αίθουσα.
Σε ολόκληρο το ακροατήριο.
Οι Μορφασμοί του Προσώπου (Facial Expressions).
Παρακολουθώντας τις αντιδράσεις του προσώπου ενός ατόμου είναι σχετικά εύκολο να αντιληφθούμε τη συναισθηματική του κατάσταση.
Γενικά στο πρόσωπο αλλά κυρίως στα μάτια απεικονίζεται η συναισθηματική κατάσταση του ατόμου.
Πχ με το γέλιο η το κλάμα είναι δυνατόν να μεταφέρουμε έντονα συναισθηματικά μηνύματα.
Η έκπληξη, ο φόβος το απορημένο πρόσωπο, το χαρούμενο, το στενοχωρημένο η το πονεμένο.
Αγάπη, μίσος, ο θαυμασμός.
Κάθε μία από τις παραπάνω αισθηματικές αντιδράσεις απεικονίζεται στα πρόσωπό μας με κάποιον μορφασμό (Facial Expression).
Μία λοιπόν από τις πλέον δυναμικές συναισθηματικές ενδείξεις είναι το πρόσωπό μας.
Μια καλή εκτίμηση του προσώπου μπορεί να οδηγήσει σε μια καλή συνεργασία.
Οι φωνητικές Τεχνικές περιλαμβάνουν:
• Τον Τόνο, την Καθαρότητα και την Ένταση της Φωνής,
• Το Ρυθμό της Ομιλίας.
• Τη Παύση.
• Τη Σιωπή.
Ο Τόνος της Φωνής
Ο τόνος της φωνής που παράγουμε κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης η και μιας απλής συζήτησης χαρακτηρίζεται από διάφορα ποιοτικά στοιχεία όπως:
• Την ένταση της φωνής μας.
• Τη καθαρότητα και απλότητα της έκφρασης.
• Τη ποικιλία της φωνής που χρησιμοποιούμε μιλώντας.
Η ποικιλία του τόνου της φωνής παίζει σημαντικό ρόλο στη σωστή μετάδοση των μηνυμάτων που θέλετε να στείλετε στο ακροατήριο κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης.
Ο καθορισμός του τόνου της φωνής σας επιτρέπει σε μια παρουσίαση ενώπιον κοινού να ρυθμίζετε την ένταση έτσι ώστε να σας ακούν όλοι στη αίθουσα και όχι μόνο οι πρώτες σειρές.
Χρησιμοποιείτε μια ένταση η οποία είναι η κατάλληλη για τη παρουσίασή σας.
Μιλάμε χαμηλά όταν είμαστε κοντά και δυνατότερα όταν είμαστε μακριά από το ακροατήριο.
Επιλέγοντας την ένταση της φωνής σας μπορείτε να δώσετε έμφαση.
Έτσι θα αποσπάτε την αμέριστη προσοχή του κοινού σας
Ο τόνος της φωνής μας περιλαμβάνει την ένταση και την ανάφλεξη της φωνής σας.
Κάνοντας μια παρουσίαση η μιλώντας πρέπει να παίζουμε με τον τόνο της φωνής μας.
Είναι κάτι που μπορεί να δημιουργήσει αυτοπεποίθηση, κάτι που μπορεί να μεταδώσει αξιοπιστεία η οποία είναι το κλειδί της επιτυχίας.
Είναι το πώς οι λέξεις μεταφέρονται από τον ομιλητή στον ακροατή.
Είναι το τί είδος εντύπωση προκαλεί στον ακροατή, ή στον αναγνώστη ενός κειμένου σας.
Ο καθένας μιλάει με το δικό του τρόπο.
Η Καθαρότητα και η Απλότητα της Έκφρασης.
Προσοχή στη καθαρότητα της έκφρασης.
Δεν μπλέκουμε λέξεις και φράσεις
Όχι περίπλοκες φράσεις.
Κάποια άτομα προτιμούν να μιλούν με ένα τυποποιημένο τρόπο.
Με σφικτό στόμα και ελάχιστη κίνηση των χειλιών.
Αυτό τους εμποδίζει να δώσουν ποικιλία στον τόνο της φωνής τους.
Η έκφραση και ο τόνος πρέπει να είναι αποτελεσματικός.
Η Ένταση της Φωνής μας
Η ένταση της φωνής αφορά την εντονότητα ή την απαλότητα της φωνής με τις οποίες μπορούμε να δώσουμε έμφαση σε ορισμένα σημεία της παρουσίασής μας.
Καλό είναι όταν μιλάμε δημόσια να συνδέσουμε την πληροφορία με όσο το δυνατόν περισσότερη φωνητική ενέργεια και ενθουσιασμό.
Η ποικιλία της έντασης της φωνής διεγείρει το ενδιαφέρον του κοινού.
Δώστε έμφαση σε ορισμένα σημεία
Το να προφέρουμε απλώς λέξεις ή φράσεις κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης ή μιας συζήτησης δεν επαρκούν για να μεταφέρουμε αποτελεσματικά μια πληροφορία ή ένα μήνυμα στο ακροατήριό μας.
Οι λέξεις που προφέρουμε μιλώντας δεν είναι αρκετές από μόνες τους για να στείλουμε ένα μήνυμα στο ακροατήριο μας.
Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσουμε και άλλα στοιχεία φωνητικής τεχνικής επικοινωνίας που θα μας βοηθήσουν να διεγείρομε και άλλες αισθήσεις των ατόμων με τους οποίους επικοινωνούμε.
.Αυξομειώνοντας την ταχύτητα πχ με την οποία μιλάμε, ή δίνοντας έμφαση σε ορισμένες λέξεις η φράσεις, μπορεί να κάνουμε την ομιλίας μας πιο ενδιαφέρουσα και να αποσπάσουμε τη προσοχή του ακροατηρίου μας.
Έχει εκτιμηθεί ότι το συντριπτικά μεγαλύτερο μέρος της επικοινωνίας μας συντελείται με τη μη λεκτική επικοινωνία.
Αυτό πάει να πει ότι όπως ο τόνος της φωνής σας, έτσι και η γλώσσα του σώματος μας είναι σημαντική για να μεταβιβάσουμε ένα μήνυμα στους απέναντι.
Όσο και να φαίνεται παράξενο ο ρυθμός της αναπνοής μας παίζει ρόλο για τη διατήρηση της ηρεμίας που χρειαζόμαστε κατά τη διάρκεια τη παρουσίασής μας.
Αναπνέετε καλά και βαθιά κάνοντας πότε πότε μικρές παύσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασης σας.
Πρέπει να αισθάνεστε ήρεμοι, άνετοι και να χαίρεστε τη παρουσίαση.
Εάν το καταφέρετε αυτό η διάθεσή σας να χαρείτε τη παρουσίαση θα μεταφερθεί και στο ακροατήριο.
Ο ρυθμός της Ομιλίας μας.
Είναι ο φυσικός ρυθμός με τον οποίο μιλάμε.
Μπορεί να είναι άλλοτε πολύ γρήγορος και άλλοτε πολύ αργός.
Είναι η ταχύτητα με την οποία μιλάμε.
Εάν μιλάμε γρήγορα οι ακροατές δεν έχουν το χρόνο καταλάβουν αυτό που λέτε.
Εν πάση περιπτώση πρέπει να διαφοροποιούμε τη ταχύτητα της ομιλίας μας διότι έτσι θα διεγείρουμε και θα διατηρήσουμε το ενδιαφέρον του ακροατηρίου.
Όχι πολύ αργά διότι υπάρχει ο φόβος το ακροατήριο να κοιμηθεί. Ούτε πολύ γρήγορα διότι το ακροατήριο δε θα καταλάβει πολλά πράγματα.
Η Παύση και η Αποτελεσματική Χρήση της (The Power of pause)
Η παύση μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά στις εξής καταστάσεις.
Για να ενδυναμώσουμε μια φράση ή για να αποσπάσουμε την προσοχή σε επόμενη ενδιαφέρουσα φράση.
Παύση πάει να πει σιωπή για μερικά δέκατα του δευτερολέπτου.
Είναι μια συνειδητή διακοπή της ομιλία σας
Μας βοηθάει να βελτιώσουμε τις σχέσεις μας,
Για να δώσουμε έμφαση σε λέξεις και φράσεις κλειδιά.
Για να αναπτύξουμε εμπιστοσύνη με το πελάτη ή το ακροατήριο.
Η Δύναμη και η Χρήση της Σιωπής (The Power of Silence)
Τα μηνύματα της σιωπής μεταφέρονται, επικοινωνούνται με τις εκφράσεις του προσώπου, με το τόνο της φωνής, με τις χειρονομίες με τη γενική εμφάνιση, με τη στάση του σώματος και άλλα
Θέλετε να κλείσετε περισσότερες πωλήσεις;
Σταματάτε να μιλάτε συνεχώς.
Εάν μιλάτε με ένα πελάτη ή κάποιον άλλο, στην ομάδα σας , να είστε σίγουροι ότι πρέπει να δημιουργήσετε ένα μικρό άνοιγμα σιωπής μεταξύ αυτού που λέτε αυτού που λέει ο πελάτης, και της απάντησή σας.
Η ομιλία και η ενεργητική ακρόαση είναι δύο βασικά στοιχεία της διαδικασίας πώλησης.
Πρέπει όμως να τονίσουμε ότι η δεξιότητα της ακρόασης είναι σημαντικότερη και πολύ πιο αποτελεσματική από αυτή της ομιλίας.
Πολλοί πωλητές χάνουν ευκαιρίες επειδή προτιμούν να μιλούν παρά να ακούν.
Είμαστε Έλληνες και προτιμούμε να μιλάμε παρά να ακούμε.
Η πολύ σιωπή μας δημιουργεί προβλήματα.
Πάμε να σκάσουμε δηλαδή επειδή δε μιλάμε.
Πολλοί κάνουν μια ερώτηση, περιμένουν 2-3 δευτερόλεπτα κατόπιν στα γρήγορα απαντούν οι ίδιοι στην ερώτηση έστω παραφράζοντας την απάντηση.
Αντίκτυπος (Reflection) Διευκρίνηση (Clarification)
Και τα δύο στοιχεία τα χρησιμοποιούμε στη λεκτική επικοινωνία.
Μας βοηθούν να ξεκαθαρίσουμε εάν αυτά τα οποία είπαμε και παρουσιάσαμε, έγιναν αντιληπτά από το ακροατήριο.
Είναι η διαδικασία που έχει στόχο να διευκρινίσουμε εάν ένα πρόσωπο έχει κατανοήσει το τι είπαμε.
Ο αντίκτυπος είναι μια ειδική ικανότητα η οποία χρησιμοποιείται στη συμβουλευτική δραστηριότητα αλλά μπορεί όμως να χρησιμοποιηθεί και σε κάθε μορφή επικοινωνίας.
Το να προσπαθούμε να εξακριβώσουμε ποιος είναι ο αντίκτυπος αυτών που λέμε η παρουσιάζουμε είναι πολύ χρήσιμο διότι:
- Μπορούμε να ελέγξουμε εάν το μήνυμά μας έγινε κατανοητό.
- Πώς το μήνυμα ελήφθη.
- Δείχνει ενδιαφέρον και σεβασμό, στο τί ο άλλος έχει να πει.
- Δείχνουμε ότι ενδιαφερόμαστε για τη γνώμη του άλλου.
Όλα αυτά είναι πολύ χρήσιμα.
Ο παρουσιαστή ενθαρρύνει τους συμμετέχοντες να συνεχίσουν να μιλούν.
Παραφράζω (Parafrasing) σημαίνει ότι λέω αυτά που λέει ο παρουσιαστής λέγοντας τα με διαφορετικές λέξεις από αυτές που χρησιμοποίησε.
Η παράφραση σας βοηθάει όχι μόνο να αποδείξουμε ότι ακούμε με προσοχή αυτά που λέει ο απέναντί μας αλλά και ότι καταλαβαίνουμε πολύ καλά τί λέει.
Οδηγίες για παράφραση.
- Δεν προσποιούμαστε ποτέ. Είμαστε ο εαυτός μας.
- Προσπαθούμε να ακούσουμε και να κατανοήσουμε το νόημα του βασικού μηνύματος που εξέφρασε ο ομιλητής.
- Ξαναθέτουμε το θέμα με απλά λόγια για να δείξουμε ότι έχουμε κατανοήσει επακριβώς αυτό που θέλει να πει.
- Είναι πολύ βασικό να παρακολουθούμε τη μη λεκτική επικοινωνία του.
- Δεν κάνουμε άσκοπες ερωτήσεις.
Η σημαντικότητα της Ενεργητικής Ακρόασης
Είναι η Ενεργητική Ακρόαση και όχι η Ομιλία η σημαντικότερη δεξιότητα κάθε παρουσίασης, η συζήτησης;
Η Ενεργητική Ακρόαση είναι σίγουρα ένα από τα πλέον δυναμικά στοιχεία και ίσως είναι η βάση μιας διακεκριμένης επικοινωνίας.
Δεν είναι δυνατόν να αναπτύξουμε μια παραγωγική συζήτηση και να κερδίσουμε κάτι από αυτήν εάν δεν γνωρίζουμε πώς πρέπει να ακούτε με προσοχή.
Αφού αποτίνουμε μια ερώτηση σε κάποιον, καλό θα είναι να σταματήσουμε να μιλάμε και να προσπαθήσουμε να ακούσουμε τον απέναντι μας με προσοχή, υπομονή, και κατανόηση.
Εάν δεχθούμε μια ερώτηση, δείχνουμε ότι θέλουμε ειλικρινά να ακούσουμε και να καταλάβουμε την ερώτηση.
Περιμένουμε λοιπόν από τον συνομιλητή να την ολοκληρώσει χωρίς να τον διακόπτουμε.
Επαναλαμβάνουμε λοιπόν την ερώτηση, ώστε να εξακριβώσουμε ότι την καταλάβαμε πολύ καλά.
Ευχαριστούμε για την ερώτηση.
Δίνουμε μια απλή, σαφή, και ειλικρινή απάντηση.
Ποτέ δεν αντιδικούμε.
Εάν η ερώτηση γίνεται από ακροατήριο δείνουμε την απάντηση αποτεινόμενοι σε όλο το ακροατήριο και όχι μόνο στον ερωτώντα.
Χρησιμοποιούμε χιούμορ εάν μπορούμε.
Εάν δεν μπορούμε να απαντήσουμε σε κάποια ερώτηση, δεν ζητάμε συγνώμη, απλά ζητάμε την βοήθεια του ακροατηρίου, ή λέμε ότι σύντομα θα του δώσουμε την απάντηση.
Ποτέ δε κάνουμε την ίδια ερώτηση.
Ακούμε με προσοχή.
Ενεργητική ακρόαση και αδιάκοπη προσοχή είναι ιδιαιτέρως σημαντικά.
Αυτές είναι κάποιες βασικές τεχνικές που αφορούν στην προσπάθεια ανάπτυξης μια διακεκριμένης επικοινωνίας.
Ανοίγουμε τα μάτια, το μυαλό μας, τη καρδιά μας και τα αυτιά μας για να δεχτούμε τα μηνύματα που σας στέλνει ένα άλλο άτομο.
Δεν κρατάμε πολλές σημειώσεις, λίγες και καλές.
Ερωτήσεις ένα πολύ Ενδιαφέρον Στοιχείο της Επικοινωνίας
Ερωτήσεις ένα πολύ Ενδιαφέρον Στοιχείο της Επικοινωνίας
Οι ερωτήσεις του ακροατηρίου είναι ένα από τα σημαντικότερα και ενδιαφέροντα σημεία της παρουσίασης σας και σίγουρα ενισχύουν τόσο την προσωπική σας παρουσία, όσο και το θέμα που παρουσιάζετε.
Είναι μια ευκαιρία να ξεκαθαρίσετε αμφιβολίες, να συνομιλήσετε με τον καθένα χωριστά και με όλους μαζί.
Δεχθείτε τες με χαρά, και σαν μια ξεκάθαρη εκδήλωση ενδιαφέροντος από το ακροατήριο.
Προσέξτε όμως.
Οι απαντήσεις σας πρέπει να είναι:
- Σαφείς.
- Διάφανες.
- Απλές.
Ξεκαθαρίστε εάν θα δεχθείτε ερωτήσεις κατά την διάρκεια της παρουσίασης η στο τέλος της.
Εάν αποφασίσετε να δεχθείτε ερωτήσεις στο τέλος της παρουσίασης να υπολογίσετε περίπου 10 λεπτά επί πλέον χρόνο.
Εάν αποφασίσετε να δεχτείτε ερωτήσεις κατά την διάρκεια της παρουσίασης υπολογίστε ότι θα χρειαστείτε 20-30% περισσότερο χρόνο.
Προσέξτε όμως έτσι και αλλιώς πρέπει να προϋπολογίσετε κάποιο χρόνο για ερωτήσεις.
Πριν την παρουσίαση σκεφθείτε ποιες είναι οι πιθανές ερωτήσεις που θα σας κάνουν και προετοιμαστείτε ανάλογα.
Οι τεχνικές ερωτήσεων συνιστούν ένα πολύ ενδιαφέρον στοιχεί της λεκτικής επικοινωνίας.
Χρησιμοποιούνται όταν θέλουμε να αποσπάσουμε κάποιες διευκρινήσεις αλλά και να εκμαιεύσουμε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες κατά τη διάρκεια της συζήτησης.
Κάνοντας ερωτήσεις.
Οι ερωτήσεις γίνονται και από τον παρουσιαστή αλλά και από τον ακροατή.
Πρέπει να είναι ανοιχτές ερωτήσεις δηλαδή ερωτήσεις στις οποίες ο απέναντι να μη μπορεί να απαντήσει με ένα ναι η όχι.
Οι ανοιχτές ερωτήσεις ενθαρρύνου το συνομιλητή να ανοιχτεί στη συζήτηση, να αναπτύξει έναν παραγωγικό διάλογο, και γενικά να συμετάσχει στο διάλογο ενεργά.
Όταν δεχθείτε ερώτηση σταματήστε να μιλάτε και ακούτε με προσοχή, υπομονή, και κατανόηση
Δείξτε ότι θέλετε να ακούσετε και να καταλάβετε την ερώτηση
Επαναλάβατε την ερώτηση εξακριβώνοντας ότι την καταλάβατε πολύ καλά
Ευχαριστήστε για την ερώτηση
Ποτέ μην αντιδικείτε
Δώστε την απάντηση αποτεινόμενος σε όλο το ακροατήριο και όχι μόνο στον ερωτώντα
Χρησιμοποιείτε χιούμορ εάν μπορείτε
Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε σε κάποια ερώτηση, μην ζητάτε συγνώμη, απλά ζητήστε την βοήθεια του ακροατηρίου, η πείτε του ότι σύντομα θα του δώσετε την απάντηση
Οι περίοδος των ερωτήσεων πρέπει να είναι το μέρος που μπορεί να επηρεάσει περισσότερο το ακροατήριο.
Όταν δεχτείτε μία ερώτηση επαναλάβετέ την για να είστε σίγουρος 100% ότι τη καταλάβατε.
Μη συζητάτε πολύ ώρα μόνο με συμμετέχοντα ,ψάξτε και στους άλλους για απαντήσεις και επιχειρήματα.
Ενημερώστε το ακροατήριο εάν θα δεχθείτε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασης η μετά το τέλος της.
Εάν δεχτείτε ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασης πρέπει να υπολογίστε περί 25-30% περισσότερο χρόνο.
Πάντα όμως αφήστε κάποια ώρα για ερωτήσεις.
Εάν δε μπορείτε να απαντήσετε σε κάποια ερώτηση πείτε και μη απολογηθείτε.
Πείτε στο συμμετέχοντα ότι σύντομα θα του δώσετε τη κατάλληλη απάντηση, και κάντε το.
Η Ανατομική κατάσταση μας δείχνει τη σημασία της επικοινωνίας.
Έχουμε δύο Αυτιά και ένα στόμα
Άρα πρέπει να ακούμε δύο φορές περισσότερο από όσο μιλάμε.
Μόνο έτσι θα ακούσουμε την απάντηση στην ερώτησή μας
Πουλώ δε σημαίνει μιλώ
Σημαίνει Ερωτώ, Ακούω, Μιλώ
Και αυτό διότι μόνο ρωτώντας παίρνουμε απαντήσεις και πληροφορίες.
Ερωτήσεις και Ενεργητική Ακρόαση είναι οι Βάσεις μιας Ενεργητικής και Αποτελεσματικής Επικοινωνίας
