Εισαγωγή και Ερμηνεία της SWOT Aνάλυσης

Υπάρχουν κάποιες διαφορετικές απόψεις σχετικές με την πατρότητα της Swot Analysis.

Κάποιοι συγγραφείς πιστώνουν τη Swot Analysis στον Albert S Humphrey,ο οποίος ηγήθηκε ενός προγράμματος στο Stanford University, την δεκαετία του 60.

Προσπάθησε να αποκαλύψει τους λόγους για τους οποίους ομαδικοί επιχειρησιακοί σχεδιασμοί απέτυχαν σε κάποιες εταιρείες.

Άλλοι αποδίδουν την πατρότητα σε δύο καθηγητές του Harvard Business School, George Albert Smith Jr and C Roland Christiensen στις αρχές του 1950.

Ακόμη και τώρα τα πράγματα είναι απλά γκρίζα, κάτι που για να πούμε την αλήθεια δε μας ενδιαφέρει.

Εκείνο που πραγματικά είναι σημαντικό είναι ότι η SWOT Analysis, παρόλο ότι μετράει πάνω από πενήντα χρόνια ζωής, ποτέ δεν έπαψε να αποτελεί ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο έρευνας και εκτίμησης, στον τομέα των επιχειρήσεων και όχι μόνο.

Η SWOT Analysis είναι ένα από τα πιο σημαντικά μοντέλα ανάλυσης, εκτίμησης και κατανόησης των παραγόντων, που παίζουν σημαντικό ρόλο, και έχουν μεγάλο αντίκτυπο στη βιωσιμότητα και τη περαιτέρω ανάπτυξη μιας εταιρείας, μιας επιχείρησης, μιας περιοχής κλπ.

Σας δίνει τη δυνατότητα να επισημάνετε, να συλλέξετε και να επεξεργαστείτε πληροφορίες που αφορούν όλους τους θετικούς και αρνητικούς, εσωτερικούς και εξωτερικούς παράγοντες που επηρεάζουν τη λειτουργία και όχι μόνο.

Γενικά σας παρέχει τη δυνατότητα να οργανώσετε μία λίστα των πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων της επιχείρησή σας, των ευκαιριών που υπάρχουν στην αγορά, στην οποία δραστηριοποιείστε, και επιπλέον μια λίστα με τους κινδύνους που θα αντιμετωπίσετε προσπαθώντας να εκμεταλλευτείτε τις υπάρχουσες ευκαιρίες.

Η επωνυμία SWOT προέρχεται από τα πρώτα γράμματα των λέξεων Strengths (Πλεονεκτήματα), Weaknesses (Μειονεκτήματα), Opportunities (Ευκαιρίες), και Treats (Απειλές).

Η SWOT Analysis χρησιμοποιείται συνήθως σαν ένα απαραίτητο συμπλήρωμα στη διαδικασία ενός στρατηγικού σχεδιασμού.

Δύο είναι τα είδη των παραγόντων τα οποία επηρεάζουν θετικά ή αρνητικά μια επιχειρησιακή δραστηριότητα.

Οι Εσωτερικοί παράγοντες.
Οι Εξωτερικοί παράγοντες.

Εσωτερικοί Παράγοντες θεωρούνται

Τα Πλεονεκτήματα (Strengths) μιας εταιρείας, τα οποία θεωρούνται και θετικοί εσωτερικοί παράγοντες.

Τα Μειονεκτήματα (Weaknesses) μιας εταιρείας, τα οποία θεωρούνται και αρνητικοί εσωτερικοί παράγοντες.

Οι εσωτερικοί παράγοντες βρίσκονται υπό τον έλεγχο της επιχείρησης.

Εξωτερικοί Παράγοντες θεωρούνται

Οι Ευκαιρίες (Opportunities), οι οποίες θεωρούνται και θετικοί εξωτερικοί παράγοντες.

Οι Απειλές, οι Κίνδυνοι (Threats), που θεωρούνται και αρνητικοί εξωτερικοί παράγοντες.

Μετά το τέλος της συλλογής πληροφοριών που αφορούν τους εσωτερικούς παράγοντες, προχωρούμε στην συλλογή πληροφοριών που αφορούν τους εξωτερικούς παράγοντες.

Οι εξωτερικοί παράγοντες βρίσκονται έξω από τον έλεγχο της επιχείρησης σας.

Καθορίζοντας και χρησιμοποιώντας σωστά τα πλεονεκτήματα (Strengths) της εταιρείας σας και προσπαθώντας να περιορίσετε όσο το δυνατόν περισσότερο τα μειονεκτήματα της (Weaknesses), σας δίνεται η δυνατότητα να εντοπίσετε και να αντιμετωπίσετε έγκαιρα τους κινδύνους και τις απειλές (Threats), ώστε να κάνετε την καλύτερη δυνατή αξιοποίηση της όποιας ευκαιρίας (Opportunities) σας παρουσιάζεται.

Γιατί Χρειάζεστε τη SWOT Analysis και τι Μπορείτε να Επιτύχετε με αυτή.

Η SWOT Analysis είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη τεχνική ανάλυσης, η οποία μπορεί να εφαρμοστεί σε μια πλειάδα επιχειρησιακών δράσεων.

Π.χ.
Στην εξακρίβωση των πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων του συνόλου της επιχείρησής ή των επιμέρους τμημάτων της.

Στη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων, με την οποία μας δίνεται η δυνατότητα να εντοπίσουμε έγκαιρα τα μειονεκτήματα και να προσπαθήσουμε να τα μειώσουμε και εάν είναι δυνατόν να τα μετατρέψουμε σε πλεονεκτήματα.

Μας βοηθάει δηλαδή να δούμε τα μειονεκτήματα σαν μια πρόκληση βελτίωσης και ανάπτυξης της εταιρείας.

Είναι απαραίτητο να υπάρχει ένας συνεχής σχεδιασμός ανάπτυξης της εταιρεία σας.

Είναι λογικό λοιπόν κάθε επιχείρηση να χρησιμοποιεί τη SWOT Analysis κατά τακτά χρονικά διαστήματα, ώστε να γνωρίζει την υπάρχουσα κατάστασή της, να σχεδιάζει και να αποφασίσει νέες και μελλοντικές δυναμικές στρατηγικές.

Μας καθοδηγεί να συλλέξουμε από εξωτερικούς παράγοντες, δηλαδή παράγοντες του επαγγελματικού μας περιβάλλοντος, στοιχεία που θα μας καθορίσουν τις ευκαιρίες που μας ενδιαφέρουν και τις απειλές που πιθανόν να αντιμετωπίσετε, εάν θέλετε να εκμεταλλευτείτε αυτές τις ευκαιρίες..

Η SWOT analysis είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο πολύ χρήσιμο και για τις δραστηριότητες του Τμήματος Marketing.

Όπως η εισαγωγή ενός νέου προϊόντος.

Η εκτίμηση της αξίας ενός νέου προγράμματος, μιας δραστηριότητας της εταιρείας, ή απλά μιας καινούργιας καινοτόμου ιδέας.

Εάν θέλετε να αναπτύξετε μια νέα δυναμική επιχειρησιακή στρατηγική, η χρήση της SWOT Analysis θα σας εξασφαλίσει το ότι έχετε λάβει υπόψιν σας όλες τις παραμέτρους, οι οποίες σχετίζονται με την επιτυχία της στρατηγικής σας.

Μπορεί η SWOT Analysis να είναι ένας σημαντικός οδηγός σε μια γενική προσπάθεια βελτίωσης της εξυπηρέτησης, που προσφέρετε στους πελάτες σας.

Το κέρδος, από αυτή τη προσπάθεια θα είναι μια αύξηση της προστιθέμενης αξίας που προσεφέρετε στους πελάτες σας, πράγμα το οποίο ελπίζουμε ότι θα βελτιώσει τα ανταγωνιστικά σας πλεονεκτήματα.

Στη χρήση της Νέας τεχνολογίας. Σε μια διερεύνηση δηλαδή των πλεονεκτημάτων που μπορεί να σας προσφέρει η περεταίρω ανάπτυξη και χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας στις δραστηριότητες της εταιρείας

Σημαντικό ρόλο μπορεί να παίξει η SWOT Analysis στον σχεδιασμό της προσωπικής σας ανάπτυξης.
Δηλαδή στην ανάπτυξη της καριέρα σας.

Με το πλαίσιο της SWOT Analysis μπορείτε ακόνη και σε προσωπικό επίπεδο να εξακριβώσετε ποια είναι τα δυνατά και αδύνατα σημεία σας και να οργανώσετε μια προσωπική στρατηγική ανάπτυξης, που θα σας βοηθήσει να διακριθείτε και να ενεργείτε πιο ανταγωνιστικά στο επαγγελματικό σας περιβάλλον.

Μπορείτε τελικά να χρησιμοποιήσετε τη SWOT Analysis κάθε φορά που πρέπει να παρθεί μια απόφαση η οποία αφορά το παρόν, το μέλλον της εταιρείας, ή κάποια σημαντική δραστηριότητα.

Αμέτρητες ευκαιρίες εφαρμογής της SWOT analysis που μπορούν να αφορούν:

Σε θέματα προσωπικού.

Τον πολιτισμό, την εικόνα ή τη φήμη της εταιρείας.

Την αλλαγή της οργανωτικής δομής της εταιρείας.

Τη λειτουργική αποτελεσματικότητα της εταιρείας.

Την ανάλυση και χρησιμότητα γενικά των νέων τάσεων που αφορούν την εταιρεία.

Την ανάλυση των πολιτικών και οικονομικών δεδομένων κλπ.

Είναι μία δράση της οποίας το αποτέλεσμα θα το εντάξετε σε ένα μεγάλο στρατηγικό πλάνο.

Στη συνέχεια θα αναφερθούμε στους 4 παράγοντες της, που παίζουν σημαντικό ρόλο στη λειτουργία και ανάπτυξη της εταιρείας σας, και επίσης θα καταγράψουμε και κάποιες ερωτήσεις που αφορούν την ανάλυση τον κάθε παράγοντα.

Οι ερωτήσεις είναι ενδεικτικές, που πάει να πει ότι εσείς μπορείτε να προσθέσετε τις δικές ερωτήσεις.

Σε επίπεδο Business Unit (BU):

Η ΣΑ είναι χρήσιμη σε μια ΒΘ¨ όταν η ομάδα δεν επιτυγχάνει τους στόχους της.

Εάν η εξυπηρέτηση του πελάτη πρέπει να βελτιωθεί.

Όταν η ΒΘ ασχολείται με κάτι καινούργιο.

Όταν ένα νέος leader μπαίνει στην ομάδα.

Σε επίπεδο Εταιρείας:

Όταν τα έσοδα, τα κόστη, και ta έξοδα και οι στόχοι δεν επιτυγχάνονται.

Όταν το μερίδιο αγοράς πέφτει.

Όταν οι συνθήκες εργασίας δεν είναι άνετες.

Όταν χρειάζεται να αναπτυχθεί μια στρατηγική.

Όταν χρειάζεται μια τράπεζα πληροφοριών.

Όταν επιβάλλεται ο καθορισμός στόχων για στρατηγικό σχεδιασμό.

Διαδικασία Ανάπτυξης μιας SWOT Analysis

1.Καθορισμός του θέματος της SWOT Analysis

Καθορίστε απλά και ξεκάθαρα το αντικείμενο της ανάλυσης, το στόχο δηλαδή της ανάλυσης και τις αποφάσεις, οι οποίες εξαρτώνται από τα αποτελέσματα της SWOT Analysis.
Ας υποθέσουμε ότι ο στόχος της SWOT Analysis είναι:

Η βελτίωση του ήδη υπάρχοντος συστήματος εξυπηρέτησης του πελάτη σας.
Ποιό είναι το υπάρχον επίπεδο εξυπηρέτησης του πελάτη σας και πού θέλετε να πάτε.

Καλό είναι για τη διαδικασία της SWOT Analysis να οργανώσετε ένα brainstorming, ένα workshop ή ένα απλό meeting.

Ζητήστε να συμμετάσχουν στο brainstorming ΜΠΡΕ άτομα από όλα τα κυριότερα τμήματα της εταιρίας.
Θα μπορούσαν ακόμη να συμμετάσχουν και φίλοι- πελάτες- κλειδιά.

Ζητείστε από τους συμμετέχοντες να συλλέξουν πληροφορίες σχετικές με το θέμα, τόσο εσωτερικά της εταιρείας όσο και εξωτερικά.

Προσπαθήστε να δείτε τη SWOT Analysis σα μια ευκαιρία να βρεθείτε με τους συνεργάτες σας και όλοι μαζί να συζητήσετε ένα θέμα που σας ενδιαφέρει όλους.
Είναι εύκολο να οργανώσετε μια ευχάριστη συνάντηση για τη συλλογή πληροφοριών.

2.Συλλογή εσωτερικών και εξωτερικών πληροφοριών.

Το πρώτο βήμα της SWOT Analysis αφορά:

Την ταυτοποίηση και την ανάλυση τόσο της εσωτερικής όσο και της εξωτερικής κατάστασης της επιχείρησή σας, δηλαδή τους εσωτερικούς και εξωτερικούς παράγοντες κλειδιά, οι οποίοι παίζουν ένα σημαντικό ρόλο στη επίτευξη του στόχου, που έχετε θέσει..

Εξετάζει τα Εσωτερικά Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα της εταιρείας και επίσης τις Εξωτερικές Ευκαιρίες και Απειλές.

Τα αποτελέσματα θα τα εντάξει στο Στρατηγικό Πλάνο που αφορά στο στόχο της SWOT Analysis

Πριν αρχίσετε τη διαδικασία της SWOT Analysis επιλέξτε τις κατάλληλες ερωτήσεις που θα απευθύνετε στους συνεργάτες σας.

Εμείς σας καταγράψαμε κάποιες ερωτήσεις ανά παράγοντα , αλλά εσείς θα πρέπει να δημιουργήσετε τις δικές σας κατάλληλες
ερωτήσεις, που αφορούν το θέμα που επιλέξατε.

Να είστε ρεαλιστές και αντικειμενικοί στη καταγραφή των πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων της εταιρείας σας.

Όχι ασάφειες ή γκρίζες ζώνες.

Οι πληροφορίες πρέπει να καταγράφονται με απλότητα, σαφήνεια και ειλικρίνεια.

Η συλλογή πληροφοριών δεν περιορίζεται μόνο στο εσωτερικό περιβάλλον της εταιρείας σας.

Πάντα να παίρνετε υπόψιν σας και τη γνώμη του ανταγωνισμού.

Κατά τη διάρκεια της συλλογής των πληροφοριών, καλό θα είναι να κάνετε πότε πότε μια ανασκόπηση των πληροφοριών που έχετε καταγράψει και όταν δεν υπάρχουν πλέον άλλες πληροφορίες από τους συμμετέχοντες συζητήστε και συμφωνείστε στις πληροφορίες κλειδιά.

Η Συμπλήρωση της Φόρμας (Matrix) SWOT Analysis

Οδηγίες Συμπλήρωσης της Φόρμας

Ετοιμάζουμε τη φόρμα SWOT Analysis (Matrix) σε ένα μεγάλο πίνακα (flip-chart).

Υπάρχουν τέσσερα τετράγωνα που συνιστούν τη φόρμα (Matrix) SWOT Analysis .

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ 1
Στο πρώτο τετράγωνο καταγράφονται όλα τα πλεονεκτήματα της εταιρείας.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ 2
Στο δεύτερο τετράγωνο καταγράφονται όλα τα μειονεκτήματα.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ 3
Στο τρίτο τετράγωνο καταγράφονται οι ευκαιρίες που έχει η εταιρεία.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ 4
Στο τέταρτο καταγράφονται οι απειλές που θα αντιμετωπίσουμε, με στόχο να εκμεταλλευθούμε τις ευκαιρίες.

Όλες οι πληροφορίες που θα καταγραφούν στα τέσσερα τετράγωνα πρέπει έχουν σχέση με το θέμα της SWOT Analysis.

Συμπληρώνοντας τα τέσσερα τετράγωνα μπορούμε εύκολα να εξακριβώσουμε πού είμαστε τώρα, πού θέλουμε να πάμε, και κατόπιν να κάνουμε ένα στρατηγικό πλάνο εργασίας, στο οποίο θα συμπεριλάβουμε τα αποτελέσματα της SWOT Analysis .

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ 1. Πλεονεκτήματα (Strengths)

Τα Πλεονεκτήματα είναι Εσωτερικοί Θετικοί παράγοντες λειτουργίας της εταιρείας. (Strengths-(Internal Positive Factors).

Αρχίστε τη διαδικασία της SWOT Analysis συλλέγοντας και καταγράφοντας πληροφορίες, οι οποίες αφορούν όλα τα πλεονεκτήματα (Strengths) της εταιρείας σας , αυτά δηλαδή που σας δίνουν μεγάλο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, που αφορούν το θέμα της ανάλυσής σας και τα οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Στον καθορισμό και την εκτίμηση των πλεονεκτημάτων σας πρέπει να λάβετε υπόψιν σας τόσο τις γνώμες του εσωτερικού περιβάλλοντος της εταιρείας σας, όσο και τις γνώμες των πελατών σας, και γενικά των ανθρώπων της αγοράς στη οποία δραστηριοποιήστε.

Τα συμπεράσματα που θα καταγράψετε πρέπει να είναι ρεαλιστικά.

Θα καταγράψτε πλεονεκτήματα τα οποία βρίσκονται υπό την ευθύνη και τον έλεγχο σας, και για τα οποία έχετε το δικαίωμα της απόφασης.

Είναι η βάση πάνω στην οποία μπορούμε κτίσουμε μια επιτυχία και να διατηρήσουμε.

Είναι οι ωφέλιμες όψεις μιας οργάνωσης ή οι ικανότητες ενός οργανισμού, που περιλαμβάνει ανθρώπινες ικανότητες προσωπικές, ατομικές, ή ομαδικές , οικονομικές πηγές προϊόντα και υπηρεσίες.

Μεγάλα πλεονεκτήματα ενός οργανισμού είναι επάρκεια οικονομικών πηγών, μεγάλος αριθμός προϊόντων, όχι χρέη, αφοσιομένοι υπάλληλοι κλπ.

Ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε σχετικές με τα πλεονεκτήματα.

Τί είναι αυτό που κάνετε πολύ καλύτερα από όλους τους άλλους, και που σας κάνει να είστε, εάν είστε, κορυφαίοι στον κλάδο μας.

Πού είσαστε μοναδικοί;

Γιατί σας προτιμούν οι πελάτες σας;

Για την εξαιρετική εξυπηρέτηση και φροντίδα που προσφέρετε στους πελάτες σας;

Για τα εξαιρετικά και πολλές φορές πρωτοποριακά προϊόντα σας;

Για το εξαιρετικά εκπαιδευμένο προσωπικό σας, το οποίο διακρίνεται για την ποιότητα των γνώσεων και επιδεξιοτήτων και το οποίο θεωρείτε πολύ μεγάλο ανταγωνιστικό πλεονέκτημά σας;

Σε ποιούς τομείς έχετε τη δυνατότητα προσφοράς υπερέχουσας αξίας στον πελάτη;

Ποιά είναι γενικά και ειδικά η φήμη της εταιρείας σας;

Ποιά είναι τα πλεονεκτήματα που βλέπουνε οι άλλοι σε σας;

Ποιούς εσωτερικούς θετικούς παράγοντες διαθέτετε και οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην εκμετάλλευση ευκαιριών;

Έχετε αναπτύξει εξαιρετικές διαπροσωπικές σχέσεις με τους πελάτες σας;

Σε τί επίπεδα βρίσκεται η τεχνολογική οργάνωση της εταιρείας σας;

Οι σχέσεις συνεργασίας μεταξύ των συνεργατών της εταιρείας σας σε τι επίπεδο βρίσκονται;

Ποιές πηγές έχετε στη διάθεσή σας;

Ποιες είναι οι σπουδαιότερες εμπειρίες και ειδικεύσεις σας;

Ανταποκρίνεστε γρήγορα σε νέες και πρωτότυπες ιδέες;

Ποιό είναι το κορυφαίο πλεονέκτημά σας σε αυτόν τον τομέα;

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ 2 Μειονεκτήματα (Weaknesses)

Τα Μειονεκτήματα είναι Εσωτερικοί Αρνητικοί Παράγοντες λειτουργίας της εταιρείας.Weaknesses (internal, negative factors).

Το ίδιο πρέπει να κάνετε με τις πληροφορίες που αφορούν τα μειονεκτήματα (Weaknesses) της εταιρείας σας, δηλαδή αυτά που σας κάνουν ευάλωτο στον ανταγωνισμό.

Τα μειονεκτήματα είναι Αρνητικοί Εσωτερικοί Παράγοντες που επηρεάζουν δυσμενώς την ομαλή λειτουργία της εταιρείας και δημιουργούν μείωση των ανταγωνιστικών της πλεονεκτημάτων.

Μειονεκτήματα είναι οι παράγοντες οι οποίοι εμποδίζουν τη δυνατότητα προσφοράς υπερέχουσας αξίας στους πελάτες σας.

Έτσι δημιουργείται ένα μεγάλο ανταγωνιστικό μειονέκτημα.

Είναι υπό τον έλεγχο σας, και έγκειται σε σας να τα μειώσετε και εάν είναι δυνατόν να τα μετατρέψετε σε πλεονεκτήματα.

Είναι προτιμότερο να είστε ρεαλιστές στη καταγραφή πληροφοριών και να αντιμετωπίσετε την αλήθεια το γρηγορότερο δυνατό, παρά όταν είναι αργά.

Δεν είναι κακό μια εταιρεία να έχει μειονεκτήματα, δεν υπάρχει εταιρεία χωρίς προβλήματα

Είναι μια δική σας πρόκληση.

Στόχος σας πρέπει να είναι να εντοπίσετε αυτά τα μειονεκτήματα, να τα μειώσετε, και, εάν είναι δυνατόν, να τα μετατρέψετε σε πλεονεκτήματα.

Ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε σχετικές με τα μειονεκτήματα.

Σε ποιούς τομείς της εταιρεία σας απαιτείται βελτίωση ώστε να φέρετε σε πέρας τους στόχους και τις δυναμικές στρατηγικές σας.

Αντιμετωπίζετε μείωση των ανταγωνιστικών σας πλεονεκτημάτων;

Πώς σκέφτεστε να την αντιμετωπίσετε;

Ποιοί είναι οι παράγοντες, οι οποίοι είναι υπό τον έλεγχο σας, και σας δημιουργούν απώλειες πωλήσεων;

Ποιοί παράγοντες μειώνουν τη δυνατότητα να αποκτήσετε ή να διατηρήσετε ένα αναγνωστικό προβάδισμα;

Σε ποιούς τομείς οι ανταγωνιστές σας τα καταφέρνουν καλύτερα και γιατί;

Υπάρχει πρόβλημα με το σύστημα σταθερών διαδικασιών;

Αντιμετωπίζετε έλλειψη χρόνου, και πίεση διοριών (deadlines)

Το επίπεδο γνώσεων και τεχνικών των συνεργατών χρειάζεται βελτίωση;

Υπάρχει έλλειψη τεχνολογίας, και ανεκπαίδευτων τεχνολογικά συνεργατών;

Υπάρχει οικονομικό πρόβλημα;

Όπως πχ δυσκολία στη είσπραξης, οφειλών, έλλειψη κεφαλαίων κλπ;

Η δομή της εταιρείας χρειάζεται διαφοροποίηση;

Αντιμετωπίζετε πρόβλημα με τις διαπροσωπικές σας σχέσεις με τους πελάτες σας;

Το επίπεδο σχέσεων μεταξύ των συνεργατών σας είναι χαμηλό;

Το τμήμα Marketing αποτυγχάνει στους στόχους του;

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ 3.Ευκαιρίες (Opportunities)

Οι Ευκαιρίες είναι Εξωτερικοί Θετικοί Παράγοντες lειτουργίας της εταιρείας.Opportunities (external, positive factors).

Πρέπει να καταγραφούν και πληροφορίες οι οποίες αφορούν στις Ευκαιρίες (Opportunities) που υπάρχουν γενικά στο περιβάλλον που δραστηριοποιείστε, και οι οποίες θα σας βοηθήσουν στη προσπάθεια σας να βελτιώσουμε την εξυπηρέτηση των πελατών σας.

Οι Ευκαιρίες για μια επιχείρηση μπορούν να εκπροσωπούν τις αιτίες για τις οποίες μία εταιρεία υπάρχει και αναπτύσσεται.

Είναι κάθε περίπτωση που βοηθάει την εταιρεία να αναπτυχθεί.

Οι εξωτερικοί παράγοντες είναι έξω από τον έλεγχό σας.

Είναι μια ευκαιρία να κεφαλοποιήσετε (Capitalize) τα ανταγωνιστικά σας πλεονεκτήματα.

Οι Ευκαιρίες είναι ένα πεδίο εφαρμογής των στρατηγικών των επιχειρήσεων και του Marketing.

Οι Ευκαιρίες είναι ένα πεδίο ανάπτυξης.

Ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε σχετικές με τις ευκαιρίες.

Καταρχήν μια ευκαιρία είναι η μετατροπή ενός μειονεκτήματος σε ευκαιρία.

Υπάρχουν διαφοροποιήσεις στην αγορά σας που δημιουργούν ευκαιρίες;

Σε ποιούς τομείς αλλάζει η αγορά σας;

Ποιές ευκαιρίες υπάρχουν στο επαγγελματικό σας περιβάλλον, από τις οποίες μπορείτε να επωφεληθείτε;

Υπάρχει η δυνατότητα περεταίρω τεχνολογικής ανάπτυξης που θα βοηθούσε στην ανάπτυξη της εταιρείας;

Τί μπορείτε να κάνετε περισσότερο για τους ήδη πελάτες σας;
Ποιές οι τάσεις της αγοράς, σε ποιούς τομείς και πως μπορούν να σας επηρεάσουν;

Ποιές είναι οι τάσεις στο επαγγελματικό μας περιβάλλον που θα σας ενδιέφεραν και στις οποίες πρέπει να ανταποκριθούμε;;

Είναι οι προσδοκίες της επιχείρησής σας θετικές;

Υπάρχει ανάπτυξη στην αγορά σας την οποία δεν ακολουθείτε;

Προβλήματα τεχνολογίας; Υπάρχει κάποια νέα Τεχνολογία η οποία σας δημιουργεί πρόβλημα; Μπορεί νέες τεχνολογίες να γίνουν απειλή για την εταιρεία σας;

Ποιό το επίπεδο του εργασιακού πολιτισμού που εκπέμπει η εταιρεία σας στην αγορά;

Ποιά είναι η εξειδίκευσή σας στο συγκεκριμένο θέμα;

Ποιό είναι το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα;

Είναι η εμπειρία σας πλεονέκτημα;

Γιατί πιστεύετε ότι ο πελάτης θα προτιμήσει εσάς και όχι τον ανταγωνιστή;

Έχετε μοναδικές επιδεξιότητες;

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ 4. Απειλές, Κίνδυνοι ( Threats)

Οι Απειλές και οι Κίνδυνοι είναι Αρνητικοί Εξωτερικοί Παράγοντες λειτουργίας της εταιρείας.Threats (External Negative Factors)

Παράλληλα είναι σημαντικό να συλλέξουμε πληροφορίες οι οποίες αφορούν στις Απειλές και τους Κινδύνους ( Threats) που θα αντιμετωπίσουμε προσπαθώντας να επιτύχουμε το στόχο μας.

Εντοπίζοντας έγκαιρα τους πιθανούς Κινδύνους ( Threats), μπορείτε να προετοιμαστείτε κατάλληλα για να τους αντιμετωπίσετε.

Οι Κίνδυνοι, οι Απειλές, είναι Εξωτερικοί Αρνητικοί Παράγοντες οι οποίοι δεν ελέγχονται από εσάς, αλλά μπορούν να παίξουν αρνητικό ρόλο στη βιωσιμότητα και ανάπτυξη της εταιρείας, ακόμη και να θέσουν σε κίνδυνο τη γενική πορεία της.

Απειλές και κίνδυνοι υπήρξαν πάντα και θα συνεχίζουν να υπάρχουν στην αγορά.

Μην ανησυχείτε.

Καταγράψτε τες ειλικρινά.,

Η ανάλυση συνήθως είναι πολύ υποκειμενική.

Δύσκολα δύο άτομα έχουν την ίδια γνώμη για ένα συγκεκριμένο πράγμα.

Μια SWOT Analysis είναι ένας οδηγός όχι μια συνταγή.

Ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε σχετικά με τις απειλές.

Το επίπεδο της εξυπηρέτησης που προσφέρουμε στους πελάτες μας είναι ανταγωνιστικός;

Ποια εμπόδια ή εξωτερικοί κίνδυνοι μπορεί να παρουσιαστούν για την επιχείρησή σας ή ένα σχέδιο;

Αλλάζουν οι απαιτήσεις των πελατών για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που παράγουμε ;

Υπάρχουν οικονομικά προβλήματα;

Θα μπορούσε κάποια από τις αδυναμίες μας να απειλήσει σοβαρά τη δουλειά μας ;

Υπάρχουν νομοθετικές αλλαγές που επηρεάζουν την πορεία της εταιρείας μας;

Υπάρχουν προβλήματα στην Εξυπηρέτηση των πελατών σας;

Ποια η θέση των ανταγωνιστών σε αυτόν τον τομέα;

Υπάρχουν νέοι ανταγωνιστές στην αγορά;

Κατηγοριοποίηση και Απλοποίηση των Πληροφοριών.

Όλη η παραπάνω δραστηριότητα συλλογής πληροφοριών πρέπει να αφορά το θέμα της SWOT Analysis.

Ερευνώντας την εσωτερική και εξωτερική κατάστασης της εταιρείας θα συλλέξετε σίγουρα μια μεγάλη ποσότητα πληροφοριών, οι οποίες βεβαίως θα σχετίζονται μεταξύ τους.

Ο όγκος αυτός των πληροφοριών θα πρέπει να αξιολογηθεί και να απλοποιηθεί, ώστε να κρατηθούν οι σημαντικότερες.

Μη ξεχνάτε ότι κάνετε μια ανάλυση επίκαιρη.

Δηλαδή το τί συμβαίνει στην εταιρεία σας τη παρούσα στιγμή.

Περιορίστε τον όγκο των πληροφοριών σε μια σελίδα Α4.

Αυτό θα σας βοηθήσει να κρατήστε την ανάλυση σας σύντομη, απλή, και διάφανη.

Από τις πληροφορίες που θα αποφασίσετε να κρατήσετε υπογραμμίστε τις σπουδαιότερες και κατηγοριοποιείστε τες ανάλογα με τις οδηγίες της φόρμας της SWOT Analysis.

Για να αποφύγετε την πολυπλοκότητα της πληροφόρησης, περιοριστείτε στις λέξεις κλειδιά.

Κατηγοριοποιείστε τις σημαντικότερες απαντήσεις στα τέσσερα τετράγωνα της SWOT Analysis και οι οποίες έχουν σχέση με το θέμα της SWOT Analysis .

Καταγράψατε στο πάνω αριστερό τετράγωνο τις απαντήσεις που αφορούν στα πλεονεκτήματα της εταιρείας σας.

Στο πάνω δεξιό τετράγωνο τις αντίστοιχες απαντήσεις που αφορούν στα μειονεκτήματα.

Στο κάτω αριστερά τις απαντήσεις που αφορούν στις ευκαιρίες που υπάρχουν σχετικές με το θέμα σας.

Στο κάτω δεξιά τις απειλές που θα αντιμετωπίσετε, προσπαθώντας να εκμεταλλευτείτε τις ευκαιρίες.

Αυτά όσον αφορά τη καταγραφή των στοιχείων που απαιτούνται για να συμπληρωθεί η φόρμα της SWOT Analysis

Συζήτηση και Εκτίμηση των Στοιχείων της Φόρμας της SWOT Analysis .

Μετά από αυτή τη διαδικασία είστε έτοιμοι με τους συνεργάτες να επεξεργαστείτε τα δεδομένα της φόρμας και να προχωρήσετε στη ανάλυσή τους.

Μη χάνετε τον χρόνο σας σε ατέρμονες συζητήσεις και αναλύσεις.

Έχετε καταγράψει ξεκάθαρα ποιός είναι ο στόχος για τον οποίο κάνετε τη SWOT Analysis

Έχετε μπροστά σας μια ξεκάθαρη εικόνα των πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων της εταιρείας σας ως και των ευκαιριών που σας ενδιαφέρουν στην αγορά.

Επίσης έχετε και μια σαφή εικόνα των απειλών και κινδύνων που θα αντιμετωπίσετε στις προσπάθειές σας να εκμεταλλευτείτε αυτές τις ευκαιρίες.

Όλα αυτά αφορούν το στόχο που επιλέξατε.

Θα έχει ενδιαφέρον να κάνετε μια διαδραστική συζήτηση πάνω στα στοιχεία των τεσσάρων τετραγώνων.

Στόχος η σύγκλιση των εσωτερικών πλεονεκτημάτων με τις εξωτερικές ευκαιρίες.

Χρησιμοποιώντας τα μεγάλα ανταγωνιστικά πλεονέκτημα της εταιρείας σας να εκμεταλλευτείτε τις ευκαιρίες της αγοράς, προσπαθώντας να μειώσετε τα μειονεκτήματά σας και αποφεύγοντας του κινδύνους που θα αντιμετωπίσετε.

ΣΥΝΟΠΤΙΚΑ

Ποιο το θέμα της SWOT Analysis;

Γιατί επιλέξατε αυτό το θέμα;

Να μείνετε σταθεροί στο θέμα που αναλύετε σε όλη τη διάρκεια της διαδικασίας .

Προετοιμάστε πολύ καλά το πρόγραμμα.

Ποιοι θα συμμετέχουν;

Δώστε απλές, ξεκάθαρες και κατανοητές οδηγίες της διαδικασίας.

Όλη η διαδικασία πρέπει να διέπεται από ειλικρίνεια, σαφήνεια και απλότητα.

Επιλέξτε το είδος της συνεδρίασης.

Προσωπικά σας προτείνω το Brainstorming.

Καταγράψτε τις ερωτήσεις που θα απευθύνετε στους συμμετέχοντες.

Όλες οι ερωτήσεις πρέπει να συσχετίζονται με το θέμα που επιλέξατε.

Ζητείστε από τους συμμετέχοντες οι απαντήσεις τους να είναι σύντομες, απλές, ξεκάθαρες και ειλικρινείς.

Όχι θολές απαντήσεις.

Προσπαθήστε να συλλέξετε όσες περισσότερες πληροφορίες μπορείτε, και καταγράψτε τες όλες.

Από τη μικρότερη έως τη μεγαλύτερη.

Αν και μερικές φορές έχουμε ενδοιασμούς να παρουσιάσουμε ένα μειονέκτημα ή ένα κίνδυνο, η κάτι που δεν πάει καλά, εντούτοις όλες οι εταιρείες και όλα τα άτομα έχουμε τα υπέρ μας και τα κατά μας.

Καταγράψτε σε ένα Α4 φύλο χαρτιού όλες τις απαντήσεις.

Ετοιμάστε τη Φόρμα (Matrix).

Κατηγοριοποιείστε τις απαντήσεις και προσθέστε τες με λέξεις κλειδιά στη Φόρμα.

Να είστε αντικειμενικοί στον καταμερισμό των απαντήσεων στους τέσσερις παράγοντες της SWOT Analysis.

Αυτό θα γίνει σε συμφωνία με τους συνεργάτες σας.

REFERENCES

Swot Analysis
Discover new opportunities.
Manage and eliminate threats analyze your situation with James Mmanktelow & Amy Carlson.

Performing a swot analysis
By Ggina Abudi,
July 14th, 2011

Components of swot analysis
By Natasha Gilani

Swot Analysis Techniques
By Naomi Smith

Brainstorming and Swot Analysis
By Mmichael Firth

Brainstorming & Swot Analysis
By Dani Arbuckle