ΕΝ ΤΕΛΗ ΠΕΡΙ ΤΙΝΟΣ ΠΡΟΚΕΙΤΑΙ ;
Είναι η Συνεδρίαση απλά μία επιχειρηματική δραστηριότητα ρουτίνας, ή ένας βασικός παράγοντας λειτουργίας και ανάπτυξης μιας επιχείρησης;
Μας βοηθάει να κάνουμε τη δουλειά μας καλύτερα και αποτελεσματικότερα, ή κάποιες φορές είναι χάσιμο χρόνου;
Δυστυχώς πάρα πολλές φορές μια συνεδρίαση αν και έχει τη δυνατότητα να είναι το δυναμικότερο μέσο επικοινωνίας μιας εταιρείας καταντάει «θανατηφόρα».
Παρόλο ότι πράγματι υπάρχει μια σημαντική αμφισβήτηση της αποτελεσματικότητας των συνεδριάσεων, εντούτοις είναι γεγονός αναμφισβήτητο ότι μια εταιρεία δεν είναι δυνατόν να λειτουργήσει χωρίς συνεδριάσεις.
H οργάνωση μιας επιτυχημένης συνεδρίασης, είναι ένα από τα πιο σημαντικά και χρήσιμα εργαλεία που διαθέτουν τα στελέχη μιας εταιρείας.
Λαμβάνοντας υπόψιν ότι μια συνεδρίαση οργανώνεται κυρίως από τους Managers, είναι αυτοί οι οποίοι ευθύνονται για το εάν η συνεδρίαση ήταν αποτελεσματική η χάσιμο χρόνου.
Σύμφωνα με έρευνες ένας Manager διαθέτει περίπου το 60% της ημέρας του σε συνεδριάσεις.
Πάει να πει 20 εβδομάδες τον χρόνο.
Σίγουρα οι 6 από αυτές τις εβδομάδες είναι χάσιμο χρόνου.
Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι μια συνεδρίαση θέλει χρόνο και κόπο για να τη προετοιμάσεις και το οικονομικό της κόστος της είναι μεγάλο.
Είναι όμως απαράδεκτο να οργανώνονται συνεχείς και μακροχρόνιες συνεδριάσεις.
Η ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΜΙΑΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ.
Ο βασικότερος παράγοντας μια πολύ επιτυχημένης συνεδρίασης είναι η λεπτομερής προετοιμασία της.
Το πρώτο που έχουμε να κάνουμε είναι να καθορίσουμε το θέμα η τα θέματα της συνεδρίασης.
Δεν πρέπει να φορτώνουμε μια συνεδρίαση με πολλά θέματα.
Ένα έως τρία είναι αρκετά.
Με αυτό τον τρόπο ενισχύουμε τη σημαντικότητα των θεμάτων.
Το θέμα και ο στόχος του θέματος πρέπει να είναι απλά και σαφώς διατυπωμένα και διάφανα.
Δηλαδή ποιος είναι ο λόγος για τον οποίο φέρνουμε προς συζήτηση το συγκεκριμένο θέμα, ποιοι θα συμμετάσχουν και τι προσδοκούμε από αυτό.
Δεν οργανώνουμε μια συνεδρίαση στην οποία θα ακούγονται απλώς κάποιες γνώμες η ιδέες, και τελειώσαμε.
Είναι μια συνάντηση στην οποία οι συμμετέχοντες εργάζονται ομαδικά πάνω σε σοβαρά θέματα της εταιρείας.
Όσο πιο εμπεριστατωμένη είναι η προετοιμασία της τόσο ποιο αποτελεσματική θα είναι η συνεδρίαση.
Η ΔΙΕΥΘΗΝΣΗ ΤΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ
Το άτομο που διευθύνει μια συνεδρίαση πρέπει να έχει τις δεξιότητες να μετατρέπει κάθε συνεδρίαση σε ένα γεγονός μάθησης για τους συμμετέχοντες.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το κυρίαρχο ίσως στοιχείο μιας επιτυχημένης συνεδρίασης είναι η συμπεριφορά του υπεύθυνου της συνεδρίαση.
Πρέπει κατά τακτά διαστήματα να ελέγχει τη πορεία της και να βλέπει τι πάει καλά και τί όχι.
Πρέπει να φροντίζει ώστε όλοι να είναι προσηλωμένοι στο στόχο του meeting και να συμμετέχουν όσο το δυνατόν περισσότεροι στη διαδικασία.
Να κλείνει το ένα θέμα και να προχωράει στο άλλο υπογραμμίζοντας τα ενδιαφέροντα σημεία του κάθε θέματος.
Και τέλος να τερματίζει τη συνεδρίαση κάνοντας μια ανασκόπηση στους συμμετέχοντες του τί έχει συζητηθεί και αποφασιστεί, και να τους ευχαριστήσει για τη συμμετοχή τους.
ΕΠΙΛΟΓΗ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ
Όταν οργανώνουμε ένα meeting παίρνουμε χρόνο για να σκεφθούμε σοβαρά ποιους θα καλέσουμε να συμμετάσχουν στη συνεδρίαση.
Πρέπει λοιπόν να προσκαλούμε άτομα τα οποία έχουν τη γνώση και τη εμπειρία των θεμάτων και του αποτελέσματος που θέλουμε να επιτύχουμε.
Για να είναι μία συνεδρίαση αποτελεσματική θα πρέπει όλοι οι συμμετέχοντες να παίρνουν μέρος στις συζητήσεις και να εκφράζουν αυτό που θέλουν ελεύθερα και τεκμηριωμένα.
ΜΕ ΔΥΟ ΛΟΓΙΑ
Να είναι σύντομες ( 1 ώρα το πολύ).
Να οργανώνονται για συγκεκριμένους και ξεκάθαρους λόγους.
Να επικεντρώνονται σε 2-3 στόχους
Πιστή εφαρμογή της ατζέντας της συνεδρίασης.
Η συνεδρίαση αρχίζει και τελειώνει στην προγραμματισμένη ώρα της.
Ποτέ μα ποτέ υπέρβαση του χρόνου της συνεδρίασης.
Να υπάρχει πάντα Ατζέντα.
Να ξεκινάνε με τα πιο ενδιαφέροντα θέματα.
Τα κινητά στοπ.
Τήρηση και διανομή πρακτικών.
Και όπως έλεγε κάποιος εάν θέλετε η συνεδρίαση να είναι παραγωγική προγραμματιστείτε την Παρασκευή στις 16:00, αποφεύγοντας στην αίθουσα να υπάρχουν καρέκλες, τραπέζια κλπ.
ΑΙΤΙΕΣ ΑΠΟΤΥΧΙΑΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ
Ενώ οι συμμετέχοντες πρέπει να προετοιμαστούν για το meeting έρχονται απροετοίμαστοι.
Καλούνται άτομα που δεν έχουν σχέση με τα θέματα που θα συζητηθούν.
Διακοπές, φιλονικίες, και συζητήσεις εκτός θέματος.
Δεν συμμετέχει το σύνολο των συμμετεχόντων, αλλά υπάρχουν κάποιοι που κυριαρχούν στο meeting.
Το στυλ και ο ρόλος του υπεύθυνου δεν είναι ο σωστός και η συνεδρίαση πάσχει από έλλειψη προετοιμασίας.
Η μεγάλη διάρκεια του μίτινγκ.
Λείπει η χρήση επικοινωνιακών δεξιοτήτων και κυρίως της διαδραστικής ενεργητικής ακρόασης.
Τα θέματα δεν είναι απλά, διάφανα, και κατανοητά.
Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ.
Η αλήθεια είναι ότι μια από τις δυσκολότερες καταστάσεις που αντιμετωπίζουμε στις συνεδριάσεις είναι η διαχείριση του χρόνου.
Ο Steve jobs ήταν φημισμένος για της συνεδριάσεις του των 20 λεπτών.
Πρέπει να είστε σίγουροι ότι η συνεδρίαση θα αρχίσει και θα τελειώσει στην προγραμματισμένη ώρα της.
Αυτό ικανοποιεί τους συμμετέχοντες διότι εκτιμούν ότι κάποιοι αντιλαμβάνονται ότι ο χρόνος τους είναι πολύτιμος.
Αρχίστε πάντα στη ώρα και μη περιμένετε για άτομα που άργησαν.
Ποτέ υπέρβαση χρόνου.
Οι συνεδριάσεις παίρνουν ένα μεγάλο μέρος του χρόνου των στελεχών μιας εταιρείας.
Θα πρέπει λοιπόν να είναι οργανωμένες με μεγάλη προσοχή ώστε να εξασφαλιστεί η αποτελεσματικότητά τους
Μην σχεδιάζετε συνεδρίαση για παραπάνω από μία ώρα. Η μία ώρα είναι ο περισσότερος χρόνος που μπορεί ένα ακροατήριο να αντέξει.
ΤΑ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΤΗΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ
Δεν πρέπει να παραλείπουμε να κρατήσουμε τα πρακτικά της συνεδρίασης.
Όχι με πολλές λεπτομέρειες αλλά τα κυριότερα σημεία τα σημαντικότερα στοιχεία που αναφέρονται κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.
Στείλατε τα πρακτικά στον καθένα συμμετέχοντα, και μη ξεχνάτε τα άτομα που δεν ήρθαν λόγω σοβαρών αιτιών.
Στα πρακτικά αναφέρεται και τί λέχθηκε και κυρίως τί αποφάσεις πάρθηκαν.
Στο επόμενο μίτινγκ πάρτε 5-10λεπτά και κάντε μια ανασκόπηση των πρακτικών της προηγούμενης σύσκεψης.
Κάντε ανασκόπηση το τί ειπώθηκε και τί δράσεις είχαν αποφασιστεί, και εάν οι αποφάσεις εκτελέστηκαν.
Και δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι ο κάθε συμμετέχον πρέπει να φύγει από την αίθουσα με ένα συμπέρασμα η μια δράση που θα αφορά τη προσωπική του δραστηριότητα.
REFERENCES
17 Percent of Employees Would Rather Watch Paint Dry Than Attend Meetings
By Minda Zetlin
Jan 30, 2015
Alarming Trends in Modern Meetings (Infographic)
By Minda Zetlin
Sep 29, 2015
The State of Modern Meetings: 7 Revealing Trends You Should Know [Infographic] by Lindsay Kolowich Written
September 28 2017
The Ugly Truth About Meetings: Why They Are Such a Time Suck [Infographic]
by Lindsay Kolowich
August 25 2014
Seven Rules for More Effective Meetings
by Michael Hya
June 16, 2011
7 Tips to Make Your Staff Meetings More Effective
by Andreas Hesse
February 4, 2016
Do We Even Need Meetings Anymore?
By Gina Belli
Effective Meetings Produce Results
By Susan M. Heathfield
September 18, 2017
The 6 Golden Rules of Meeting Management
By Don Jacobson
8 Tips for Organizing a Killer All-Hands Meeting
Juraj Holub
July 7, 2015
How to Organise and Facilitate Meetings Effectively by steven
oct 13 2006
