Πλαίσιο Διαχείρισης του Χρόνου / Ταξινόμηση Δραστηριοτήτων

///Πλαίσιο Διαχείρισης του Χρόνου / Ταξινόμηση Δραστηριοτήτων

Πλαίσιο Διαχείρισης του Χρόνου / Ταξινόμηση Δραστηριοτήτων

Το πλαίσιο της διαχείρισης του χρόνου καταγράφηκε από τον Stephen Covey στο βιβλίο του «First Things First που έγραψε το 1994.

Ο Stephen Covey είναι γνωστός και για το βιβλίο του Seven Habits of Highly Effective People (1988)

Το πλαίσιο της διαχείρισης του χρόνου του Stephen R. Covey βασίστηκε στην ιδέα ότι όλος μας ο χρόνος ξοδεύεται στα τέσσερα τετράγωνα του σχετικού Matrix.

‘Όπως βλέπετε στο παραπάνω διάγραμμα (Matrix) το διάγραμμα διαχείρισης του χρόνου είναι χωρισμένο σε τέσσερα τετράγωνα τα οποία είναι οργανωμένα ανάλογα με το πόσο το θέμα ή η δουλειά είναι επείγουσα και ενδιαφέρουσα.
Αυτό μας επιτρέπει να εκτιμήσουμε εάν πρέπει να ασχοληθούμε αμέσως με μια δουλειά ή εάν μπορούμε να τη αναβάλουμε.

Δόθηκε μεγάλη σημασία στο τετράγωνο 2 όπου καταγράφονται τα θέματα που είναι πολύ ενδιαφέροντα αλλά όχι επείγοντα.

Το τετράγωνο αυτό χρειάζεται μεγάλη προσοχή για μια αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.

Όταν χρησιμοποιείτε το Matrix πρέπει να δώσετε μεγάλη σημασία στο τετράγωνο 2 και να αυξήσετε το χρόνο που ξοδεύετε στα θέματα του.
Αυτό θα σας βοηθήσει να λιγοστέψετε το χρόνο που δίνετε στις δραστηριότητες του τετραγώνου 1.

Σύμφωνα με τον Covey κάθε θέμα θα πρέπει να καταγράφεται σύμφωνα με το εάν είναι επείγον και ενδιαφέρον.

Το Matrix. χωρίζεται σε τέσσερα τετράγωνα καθένα από τα οποία αποτελεί μία προτεραιότητα.

Στη προτεραιότητα 1 καταγράφονται τα θέματα που είναι και ενδιαφέροντα και επείγοντα.

Στη κατηγορία 2 καταγράφονται τα θέματα που είναι ενδιαφέροντα αλλά όχι επείγοντα.

Στη κατηγορία 3 καταγράφονται τα θέματα που είναι επείγοντα αλλά όχι ενδιαφέροντα.

Στη κατηγορία 4 καταγράφονται τα θέματα που δεν είναι ούτε ενδιαφέροντα ούτε επείγοντα.

Το Matrix μας βοηθάει να εντοπίσουμε και να προσδιορίσουμε πόσο χρόνο δίνουμε σε κάθε θέμα.

Είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο εάν θέλουμε να μάθουμε πως καθορίζουμε προτεραιότητες όχι μόνο στη δουλειά, αλλά και στις προσωπικές μας δραστηριότητες.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ ΕΝΑ 1η ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Επείγον και Ενδιαφέρον

• Εάν αντιμετωπίζετε κάποια κρίση ή κάποια πιεστικά προβλήματα τότε αυτή είναι και επείγουσα και σημαντική δουλειά.
• Σημαντικά θέματα με τελική ημερομηνία εκτέλεσης (Deadline driven projects).
• Σημαντικές πιεστικές συνεδριάσεις
• Υποχρεώσεις τελευταίας στιγμής
• Κάποια τηλέφωνα.

Όλα αυτά μπαίνουν στην πρώτη προτεραιότητα.

Απαιτείται μεγάλη προσοχή όταν χαρακτηρίζουμε μια δουλειά μας επείγουσα και σημαντική.

Τα θέματα αυτού του χώρου παίζουν σημαντικό ρόλο στην επίτευξη των στόχων μας.

Είναι ο χώρος που απαιτεί άμεση προσοχή και δυναμική δράση.

Βέβαια κάποια από αυτά τα θέματα μπορούμε και πρέπει να τα έχουμε προβλέψει, πολλά όμως ξεφυτρώνουν ξαφνικά από το πουθενά.

Ο χώρος του πρώτου τετραγώνου υπάρχει για να δεχτεί τα κατεπείγοντα και εξαιρετικά ενδιαφέροντα θέματα με καθορισμένο χρόνο εκτέλεσης.
Αφορά θέματα που εάν παρουσιαστούν δεν υπάρχει περίπτωση να μη διαθέσετε χρόνο για την ολοκλήρωσή τους.

Έχοντας κάποιος ένα σημαντικό και επείγον πρόβλημα, πρέπει να ασχοληθεί αμέσως μαζί του και να το λύσει ώστε να αποφύγει γενίκευση του προβλήματος.

Είναι το τετράγωνο της άμεσης ανάγκης.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ ΔΥΟ 2η ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Ενδιαφέρον αλλά όχι Επείγον

• Εάν μια δουλειά είναι σημαντική αλλά όχι επείγουσα όπως πχ η προοπτική ενός νέου προϊόντος, ο σχεδιασμός στρατηγικής της νέας χρονιάς.
• Η προσπάθεια ανάπτυξης διαπροσωπικών σχέσεων.
• Η διερεύνηση νέων ευκαιριών.
• Σχεδιασμός μακροχρόνιων στρατηγικών.
• Η προσπάθεια προσωπικής ανάπτυξης.
• Η εκπαίδευση των συνεργατών της ομάδας.
• Θέματα υγείας.

Όλα αυτά μπαίνουν στη Δεύτερη Προτεραιότητα.

Αφορούν θέματα τα οποία είναι ενδιαφέροντα και σημαντικά αλλά δεν είναι ανάγκη να τελειώσουν άμεσα.

Είναι θέματα που θα παίξουν ένα σημαντικό ρόλο στο μέλλον της εταιρείας.

Πολλά από αυτά τα θέματα αφού τα επεξεργαστούμε για ένα χρονικό διάστημα έρχεται η ώρα τους να μπουν στο τετράγωνο Ένα

Καλό όμως είναι τα θέματα του τετραγώνου Δύο να τελειώνουν εκεί και να μη μεταφέρονται στο τετράγωνο Ένα.

Δεν πρέπει να υποβαθμίζουμε τα θέματα το τετραγώνου Δύο.

Είναι ο τομέας που μας παίρνει τον περισσότερο χρόνο μας.

Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι ναι μεν δεν περιλαμβάνει επείγοντα θέματα, εντούτοις τα θέματα αυτά είναι σοβαρά και παίζουν σημαντικό ρόλο στην ανάπτυξη της εταιρείας μας.

Κάποιοι λένε ότι όσο περισσότερο χρόνο καταναλώσεις στο τετράγωνο 2 τόσο λιγότερο χρόνο δίνεις στα υπόλοιπα τετράγωνα.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ ΤΡΙΑ 3η ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Επείγον αλλά όχι Σημαντικό.

Διακοπές εργασίας από επισκέπτες.
• Emails και τηλεφωνήματα τα οποία έχουν τον παράγοντα του επείγοντος, πρέπει να απαντήσεις αλλά δεν είναι ενδιαφέροντα και σημαντικά.
• Συνεδριάσεις ρουτίνας με μικρό ενδιαφέρον.
• Θέματα ήσσονος σημασίας.
• Πάντα βρίσκεται κάποιος να χρειάζεται κάτι από εσένα.Αυτό το κάτι μπορεί να είναι θέμα 1ης προτεραιότητας για αυτόν αλλά για σας δεν έχει κανένα ενδιαφέρον.
• Δημοφιλείς δραστηριότητες.
• Εύκολοι στόχοι που οδηγούν σε απώλεια χρόνου. Η ενασχόλησή σας με πολλές τέτοιες δραστηριότητες σας εμποδίζει να είσαστε πιο επιτυχημένος μακροχρόνια.

Ο Covey παροτρύνει να ελαχιστοποιήσουμε ακόμη και να εξαφανίσουμε τις δουλειές αυτές, διότι δεν συμμετέχουν και διότι δεν έχουν καμιά συμμετοχή στις δραστηριότητες της εταιρείας.
Το τετράγωνο αυτό περιλαμβάνει επουσιώδη αλλά επείγοντα θέματα.

Τα θέματα του τρίτου τετράγωνο, φαίνεται να έχουν επείγουσα παρουσίαση αλλά είναι ελάχιστα σημαντικά.

Ίσως η απασχόλησή μας με αυτά τα θέματα να είναι η αιτία για το ότι δεν είμαστε επιτυχημένοι μακροχρόνια.

Πχ ένα φτωχό μίτινγκ, το οποίο μας τρώει πολύ χρόνο.

Ασήμαντες κλήσεις τηλεφώνου, ξαφνικές επισκέψεις στο γραφείο, αχρείαστα μίτινγκ, και email έχουν το παράγοντα του επείγοντος, διότι σας διακόπτουν και αποσπούν τη προσοχή σας,
Εντούτοις αυτοί οι παράγοντες δεν σας βοηθούν να τελειώσετε στόχους και πολύ ενδιαφέροντα θέματα, είναι δηλαδή κοινοτυπίες παρά σημαντικά.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ ΤΕΣΣΕΡΑ 4η ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Ούτε Ενδιαφέρον ούτε Επείγον

Τέλος υπάρχουν κάποιες δουλειές που δεν είναι ούτε σημαντικές ούτε επείγουσες, είναι απλά χάσιμο χρόνου πχ:
• Το σεργιάνι για ώρες στο διαδίκτυο χωρίς κάποιον συγκεκριμένο σκοπό, και η συνεχής ενασχόληση με τα social media.
• Η συνεχής χρήση του τηλεφώνου.
• Η ανάγκη απάντησης σε μεγάλο αριθμό τηλεφωνημάτων και emails.
• Η συμμετοχή σε πολύ μικρής σημασίας μίτινγκ.
• Η ενασχόληση με διάφορα μικρής, ή ακόμη και χωρίς σημασία, θέματα.
• Ξαφνικές επισκέψεις χωρίς σημασία.

Όλα τα παραπάνω και πολλά άλλα μπαίνουν στη προτεραιότητα Τέσσερα.

Είναι δραστηριότητες που έχουν ελάχιστη αξία.

Πρέπει να ελαχιστοποιηθούν με κάθε κόστος.

Στην πραγματικότητα με κανένα από αυτά τα θέματα δεν πρέπει να ασχοληθούμε.

Είναι αναταράξεις στην καθημερινή μας δραστηριότητα, τις οποίες πρέπει να μειώσουμε ακόμη και να αποφύγουμε πάση θυσία.

Σίγουρα είναι ούτε επείγοντα ούτε ενδιαφέροντα θέματα.

Δεν είναι παρά παράγοντες απώλειας χρόνου.

Είναι χάσιμο χρόνου.

Δεν έχουμε να κερδίσουμε τίποτα αφιερώνοντας έστω και τον ελάχιστο χρόνο σε αυτά τα θέματα.

Σίγουρα είναι θέματα ούτε επείγοντα ούτε ενδιαφέροντα.

Δεν πρέπει να ξεχνάμε τη θεωρία Παρέτο .

Ότι το 20% του παραγωγικού σας χρόνου παράγει το 80% του αποτελέσματος.

By | 2018-03-04T12:42:47+00:00 Μάρτιος 3rd, 2018|Η Διαχείριση του χρόνου|0 Comments

About the Author:

Kατηγορίες

Επιχειρηματικά θέματα

Kατηγορίες

Kατηγορίες