Γενικά περί χρόνου / Το νόημα και η σημασία της διαχείρισης του χρόνου 

Κάποιοι λένε ότι ο χρόνος είναι χρήμα. Δεν ξέρω πόσοι πιστεύουν πραγματικά αυτή τη εκδοχή. Στη πραγματικότητα όμως ο χρόνος δεν είναι χρήμα.

Ο χρόνος είναι η ίδια μας η ζωή. Είναι η αγάπη, η οικογένεια, η φιλία, αξιοπρέπεια, ο αλληλοσεβασμός, η αλληλεγγύη. Είναι η επιτυχία τόσο στην επαγγελματική όσο και προσωπική μας ζωή και πολλά άλλα.

Είναι η διαχείριση του εαυτού μας.

Αυτός είναι ο λόγος που λέμε ότι διαχείριση του χρόνου είναι η διαχείριση της ίδια μας της ζωής. Για αυτό και πρέπει να τον χρησιμοποιούμε πολύ προσεκτικότερα και από το χρήμα.

Ο χρόνος είναι ένα υπέρτατο αγαθό το οποίο μοιράστηκε σε όλους μας ισόποσα. Εκείνο το οποίο μετράει δεν είναι το πόσο χρόνο έχουμε αλλά το πως χρησιμοποιούμε τον χρόνο μας.

Όλοι μας διαθέτουμε την ίδια ποσότητα χρόνου .

• 24 ώρες την ημέρα.
• 7 ημέρες την εβδομάδα
• 52 εβδομάδες το χρόνο
• Σύνολο 365 ημέρες το χρόνο.

Όλο αυτό τον χρόνο τον χρησιμοποιούμε για όλες τις δραστηριότητες που χαρακτηρίζουν τη ζωή μας. Να αργαστούμε να ξεκουραστούμε, να φάμε , να ερωτευθούμε, να διαβάσουμε, να κουβεντιάσουμε και εάν θέλετε προσθέσετε και εσείς μερικές άλλες χιλιάδες καθημερινών δραστηριοτήτων.

“Don’t say you don’t have enough time. You have exactly the same number of hours per day that were given to Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Mother Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, and Albert Einstein.” ― H. Jackson Brown Jr.

Είναι ένα αγαθό το οποίο δεν μπορείς να το αγοράσεις, να το παράγεις, να το εναποθηκεύσεις. Δεν μπορείς πχ να πεις «Σήμερα θα ζήσω 23 ώρες και την 24 την κρατάω για αύριο.

Έτσι και χάσεις έστω και ένα λεπτό, πάει χάθηκε για πάντα. Όσα χρήματα και να έχεις δεν μπορείς να το επαναφέρεις πίσω.

An inch of gold cannot buy an inch of time (Chinese proverb).

Εάν θέλουμε να κάνουμε κάτι με το χρόνο είναι να μη το σπαταλάμε χωρίς λόγο.

“The time is always right to do what is right.”
Martin Luther King, Jr. (1929-1968)
civil rights leader

Θέλω να σας πω και κάτι σχετικό με το χρόνο, το οποίο σίγουρα είναι πολύ σημαντικό. Σε πάρα πολλά άρθρα τα σχετικά με το χρόνο βλέπω σαν επικεφαλίδες πχ.

Η Διοίκηση του χρόνου.
Ο Προγραμματισμός του χρόνου.

Είναι όμως έτσι τα πράγματα; Μπορούμε εμείς να διοικήσουμε τον χρόνο; Η αλήθεια είναι μία.

Εμείς δεν μπορούμε να διοικήσουμε ή να προγραμματίσουμε τον χρόνο.

Ο χρόνος είναι ήδη προγραμματισμένος. Κινείται και περνάει ανά δευτερόλεπτο, ανά λεπτό, ανά ώρα, και έχει ένα τεράστιο κουσούρι. Έτσι και περάσει ένα δευτερόλεπτο δεν ξαναγυρίζει πίσω με καμιά δύναμη.

Αυτό λοιπόν το οποίο μπορούμε να κάνουμε είναι να διοικήσουμε ή να προγραμματίσουμε τον εαυτό μας απέναντι στο χρόνο.
«Διοικώ λοιπόν τον εαυτό μου απέναντι στο χρόνο που διαθέτω θέτοντας στόχους, βάζοντας προτεραιότητες και κατανέμοντας ανάλογα το διαθέσιμο χρόνο εκτέλεσης αυτών των στόχων.»

Αυτός ο προγραμματισμός όμως δεν είναι εύκολος. Χρειάζεται αυτοέλεγχος και πειθαρχία μέχρι να μπορέσουμε να επιτύχουμε τη διαχείριση του εαυτού μας απέναντι στο διαθέσιμο χρόνο.

Και ειδικά να μπορέσουμε κάνουμε τη διαχείριση του εαυτού μας απέναντι στο χρόνο καθημερινή συνήθεια.

Εάν βεβαίως το καταφέρουμε, θα επιτύχουμε περισσότερα πράγματα σε λιγότερο χρόνο. Η σωστή διαχείριση του χρόνου είναι ότι καλύτερο μπορούμε να κάνουμε για να βελτιώσουμε την παραγωγικότητα και κυρίως την αποτελεσματικότητά μας.

REFERENCES

The Key to Good Time Management
Understanding the Difference Between Urgent and Important
Βy Ramy Abd El-Gaber Mahmoud
April 27, 2017

EFFECTIVENESS IN BUSINESS
By Hitesh Bhasin
March 14, 2017

THE DIFFERENCE BETWEEN EFFECTIVENESS AND EFFICIENCY
ByGareth Goh
August 9, 2013

What Is the Difference Between Efficiency and Effectiveness in Business?
by Chris Miksen

Time Management Matrix Explained
By Irwan Taupiq
September 10, 2016

The Only Thing You Need To Remember About The By Seven Habits of Highly Effective People
Eric Jackson

Time Management Matrix in Software Development
By Ruslan Bredikhin
Sep 22, 201

Work Smarter, Not Harder: 21 Time Management Tips to Hack Productivity
By Jordan Bates |
Jan 27, 2014

7 Ways to Improve Your Time Management Skills
BY NORMAN ARVIDSSON |
April 15, 2016

Εγώ και ο Χρόνος

Έχουμε να εκτελέσουμε μια σειρά από δράσεις και πρέπει να οργανωθούμε κατά το δυνατόν καλύτερα μέσα στα πλαίσια του χρόνου που διαθέτουμε.

Θα το επιτύχουμε αυτό εάν καταμερίσουμε τον χρόνο που διαθέτουμε στις σωστές δράσεις ανάλογα με το ενδιαφέρον και σημαντικότητα των δράσεων.

Καλή διαχείριση λοιπόν του χρόνου θα πει ο καλύτερος καταμερισμός του σε ορισμένες δραστηριότητες.

Εάν το καταφέρουμε αυτό το αποτέλεσμα θα είναι πολύ θετικό όσον αφορά τη παραγωγικότητα και κυρίως την αποτελεσματικότητα.

Θα επιδείξουμε υψηλό επαγγελματισμό με λιγότερο άγχος, καλύτερη εκμετάλλευση και διαχείριση ευκαιριών για πρόοδο και ανάπτυξη.

Ίσως και καλύτερη ανάπτυξη καριέρας και επίτευξη προσωπικών στόχων.

Εάν δεν οργανωθούμε σωστά απέναντι στο διαθέσιμο χρόνο, τα αποτελέσματα δε θα είναι καλά.

Θα χάνουμε τα χρονικά περιθώρια που θέτουμε, τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων και η ποιότητά τους δεν θα είναι ικανοποιητικά.

Με λίγα λόγια διαχείριση του χρόνου είναι η διαδικασία οργάνωσης και σχεδιασμού σχετικά με το πόσο χρόνο χρειαζόμαστε για τη επίτευξη ενός καθορισμένου στόχου.

Η σωστή οργάνωση του χρόνου δεν αφορά μόνο την επαγγελματική ζωή αλλά και την προσωπική μας.

Η διαχείριση του χρόνου είναι η τέχνη του να αναγνωρίζεις ποια δράση σου είναι ενδιαφέρουσα και πρέπει να εκτελεστεί άμεσα και ποια μπορεί και πρέπει να περιμένει.

Το να μπορούμε λοιπόν να διακρίνουμε τί πρέπει να γίνει και να βάζουμε προτεραιότητες στις δραστηριότητές μας, είναι μια από τις σημαντικότερες δεξιότητες.

Διαχείριση του χρόνου είναι η διαδικασία της οργάνωσης και του σχεδιασμού της κατανομής του χρόνου σας σε κάθε ειδική δραστηριότητα.

Καλή διαχείριση του χρόνου πάει να πει δουλεύω πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά, ώστε να επιτύχω περισσότερα πράγματα σε λιγότερο χρονικό διάστημα, έστω και εάν ο χρόνος είναι λίγος και η πίεση μεγάλη.

Αποτυγχάνοντας να διαχειριστούμε το χρόνο μας καταστρέφουμε την παραγωγικότητα και δημιουργούμε στρες.

Οι επιτυχημένοι γνωρίζουν να διαχειριστούν το χρόνο τους σωστά.

Πρέπει να συνειδητοποιήσουμε ότι η διοίκηση του χρόνου είναι ένας μύθος.

Αυτό είναι κάτι που πρέπει να κατανοήσουμε.

Άσχετα με το πόσο οργανωμένοι είμαστε υπάρχουν μόνο 24 ώρες σε μία ημέρα.

Ο χρόνος δεν αλλάζει.

Το μόνο που μπορούμε να διαχειριστούμε είναι ο εαυτός μας και τί μπορούμε να κάνουμε με τον χρόνο που έχουμε στη διάθεσή μας.

Ο χρόνος σας είναι ιδιοκτησία σας.

Μπορούμε να επιτύχουμε ότι θέλουμε εάν κατανοήσουμε ότι η προσπάθεια να διοικήσουμε τον χρόνο είναι ένας μύθος, και το ότι το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να διαχειριστούμε τον εαυτόν μας απέναντι στο χρόνο που διαθέτουμε.

Σχεδιάζω και Θέτω Στόχους – (Goal Setting)

Είπαμε ότι δεν μπορούμε να διοικήσουμε τον χρόνο

Το μόνο που μπορούμε να κάνουμε είναι να οργανώσουμε τον τρόπο που θα χρησιμοποιήσουμε το χρόνο.

Και  αυτό θα το πετύχουμε θέτοντας σωστούς και αποτελεσματικούς  στόχους.

Ο καλύτερος τρόπος οργάνωσης του χρόνου μας, είναι αυτός που υπηρετεί την επίτευξη των στόχων μας.

Εάν εργαζόμαστε χωρίς συγκεκριμένους στόχους θα μοιάζουμε σαν τον καπετάνιο, που χάνει τη πορεία του στη θάλασσα.

Ναι σίγουρα θα χαθούμε.

Προσπαθούμε να θέσουμε στόχους αλλά βεβαίως θα πρέπει να είμαστε σίγουροι ότι οι στόχοι μας είναι επιτεύξιμοι και ρεαλιστικοί.

Ο σχεδιασμός είναι μία από τις σημαντικότερες δεξιότητες διαχείρισης διοίκησης  του εαυτού μας απέναντι στο χρόνο.

Σίγουρα μας βοηθάει να κερδίσουμε χρόνο και κόπο,

Ο Νόμος του Pareto:

Το 20% του χρόνου σας και των προσπαθειών μας παράγουν το 80% της παραγωγικότητάς μας.

Το ‘ίδιο αφορά και τις γενικές πωλήσεις μας: Το 20% των πελατών μας παράγει το 80% των πωλήσεών μας.

Θέτω συγκεκριμένους και ξεκάθαρους στόχους όντας σίγουρος ότι είναι ρεαλιστικοί και επιτεύξιμοι.

Για να το κάνετε αυτό θα πρέπει να εξετάσετε την παρούσα κατάσταση και να εκτιμήσετε ποιοι είναι οι στόχοι που σας ενδιαφέρουν και τι δράσεις πρέπει να κάνετε.

Μη ξεχάσετε να βάλετε εναλλακτικές λύσεις ή πλάνα Β, όπως λένε.

Όταν καθορίζετε στόχους προσπαθήστε να περιορίσετε τις συναισθηματικές αντιδράσεις, πρέπει ο καθορισμός των στόχων να γίνεται περισσότερο με βάση τη λογική παρά με το συναίσθημα.

Εάν αισθάνεστε στρεσαρισμένος σταματήστε για λίγο, κάντε κάτι άλλο πλέον ευχάριστο και κατόπιν συνεχίστε.

Καλά θα κάνετε να χρησιμοποιήσετε το Matrix
ώστε να κατατάξετε τους στόχους σας σύμφωνα με τις οδηγίες του Matrix.

Καθορίζοντας τους στόχους μας και βάζοντας προτεραιότητες δεν ξεχνάμε ότι κάθε φορά ασχολούμαστε με ένα μόνο θέμα και πηγαίνουμε στο επόμενο όταν και μόνο τελειώσουμε το προηγούμενο.

Θέτοντας στόχους πρέπει να προσέξουμε αυτοί να είναι συγκεκριμένοι και ξεκάθαροι και απλοί στη διατύπωση.

Να είναι μετρήσιμοι ανά πάσα στιγμή ώστε να εξασφαλίζουμε τη δυνατότητα να ελέγχουμε την πορεία τους.

Να είναι επιτεύξιμοι.

Μπορεί να είναι κάπως αισιόδοξοι αλλά σίγουρα επιτεύξιμοι

Καλό είναι να είναι κάπως προκλητικοί.

Και βεβαίως πρέπει να έχουν ένα συγκεκριμένο χρονικό περιθώριο επιτεύξεως.

Θέτω Προτεραιότητες / Κατανέμω τον Χρόνο / Διαφορές Μεταξύ Επείγοντος και Ενδιαφέροντος

Βάζω προτεραιότητες θα πει καταγράφω τις δουλειές μου ανάλογα με τη σημαντικότητά τους και κατανέμω το διαθέσιμο χρόνο ανάλογα.

Θα πει βάζω προτεραιότητες ανάλογα με το πόσο σημαντική και επείγουσα είναι η δουλειά που θέλω να κάνω.

Καθορίζουμε ποιες δουλειές πρέπει να γίνουν σήμερα, ποιες αύριο, ποιες σε μια εβδομάδα η σε ένα μήνα.

Θέτοντας προτεραιότητες αποφεύγουμε ή περιορίζουμε τους στόχους, οι οποίοι δεν είναι σημαντικοί και ενδιαφέροντες, και οι οποίοι δεν είναι απαραίτητο να εκτελεστούν.

Κάνοντας αυτό εντοπίζουμε τις προσπάθειές μας σε πιο σημαντικούς στόχους, αφιερώνουμε το διαθέσιμο χρόνο και πηγές στις πιο ενδιαφέρουσες και επείγουσες δράσεις.

Κάντε το και θα δείτε ότι ο τρόπος διαχείρισης του χρόνου σας, θα βελτιωθεί σημαντικά.

Διοικώ τον εαυτό μου απέναντι στο χρόνο θα πει:
• Βάζω στόχους
• Καθορίζω προτεραιότητες
• Κατανέμω το χρόνο ανάλογα με τη σημαντικότητα των στόχων.
• Σχεδιάζω το πλάνο εργασίας της κάθε ημέρας από την προηγούμενη ημέρα.

Δεν θα υπάρξει ποτέ αρκετός χρόνος για να τα κάνετε όλα.

Αλλά θα υπάρχει πάντα αρκετός χρόνος για να κάνετε τα πιο ενδιαφέροντα πράγματα.

There will never be enough time to get everything done.
But there will always be enough time to get the most important things done.”
Brian Tracy

Εάν θέλουμε να διαχειριστούμε το χρόνο μας σωστά και αποτελεσματικά, το να θέσουμε προτεραιότητες δραστηριοτήτων είναι απολύτως απαραίτητο.

Χωρίς τον καθορισμό προτεραιοτήτων θα είναι πολύ δύσκολα να επιτύχουμε καλά αποτελέσματα και το κυριότερο να εντοπίσουμε τις προσπάθειές μας στους ποιο σημαντικούς μας στόχους.

Πρέπει να κάνετε τα ενδιαφέροντα και σημαντικά πράγματα πρώτα.

Εάν τελειώσετε σημαντικά πράγματα το πρωί έχετε το συναίσθημα της ολοκλήρωσης.

Η μέρα σας θα είναι επιτυχημένη και δεν θα έχετε άγχος.

Παρόλο που κάποιοι λένε  ότι ο χρόνος πετάει, εντούτοις όλοι μας έχουμε ακριβώς 24 ώρες  την ημέρα

Ούτε λιγότερο ούτε περισσότερο χρόνο.

Τώρα γιατί κάποιοι, ένα σχετικά μικρό ποσοστό του συνόλου των ανθρώπων, κατορθώνουν να κάνουν στο ίδιο χρονικό διάστημα περισσότερα πράγματα από τους άλλους;

Ο λόγος είναι σαφής.

Διαχειρίζονται τον χρόνο τους καλύτερα.

Πιες οι διαφορές μεταξύ επείγοντος και ενδιαφέροντος (Urgent vs Important) 

Ένα δεύτερο στοιχείο σχετικό με τον καθορισμό προτεραιοτήτων είναι η σχέση μεταξύ επείγοντος και ενδιαφέροντος.

Ένας επείγον στόχος δεν είναι απαραίτητο να είναι και ενδιαφέρον στόχος.

Ενδιαφέρουσα δράση είναι αυτή που συμμετέχει στην επίτευξη σημαντικών στόχων.

Επείγουσα δράση είναι αυτή που απαιτεί την άμεση προσοχή μας.

Πρώτη μας προτεραιότητα είναι η πλέον σημαντική και επείγουσα δράση.

Επείγων Στόχος

Οι επείγουσες και ενδιαφέρουσες δουλειές απαιτούν την άμεση προσοχή μας.

Βασικός μας στόχος είναι να δώσουμε στη σωστή δουλειά το σωστό χρόνο.

Πόσο γρήγορα πρέπει να ολοκληρωθεί μια εργασία, και πόσο γρήγορα πρέπει να παραδοθεί.

Όσο πιο ενδιαφέρουσα και επείγουσα είναι μια δουλειά τόσο μεγαλύτερη προτεραιότητα πρέπει να έχει και τόσο πιο γρήγορα πρέπει να εκτελεστεί.

Είναι απερίγραπτο να ξοδέψουμε μια ολόκληρη ημέρα σε μια δουλειά που μπορεί να γίνει σε δυο-τρείς ώρες.

Το επείγον έχει να κάνει με το χρόνο.

Το ενδιαφέρον έχει να κάνει με την προτεραιότητα.

Parkinson’s Law: Work expands to fill the time available for it.

Ενδιαφέρον /Σημαντικός Στόχος

Πριν αρχίσετε τη δουλειά σας βάλτε προτεραιότητες.

Κάθε ημέρα πριν αρχίσετε τη δουλειά κάντε μια λίστα με τις δράσεις που πρέπει να κάνετε αμέσως και στο λιγότερο δυνατό χρόνο.

Μια λίστα δραστηριοτήτων είναι τελείως απαραίτητη και είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο εργασίας.

Πόσο ενδιαφέρουσα είναι αυτή η εργασία για την δουλειά σας και την επίτευξη των στόχων σας;

Είναι τόσο ενδιαφέρουσα ώστε εάν δεν την κάνουμε θα έχει μεγάλες και σοβαρές επιπτώσεις σε σας και σε άλλους.

Προσέξτε, μπορεί μια δουλειά να χρειαστεί να σας πάρει τον περισσότερο χρόνο που διαθέτετε.

Και αυτό μπορεί να συμβεί διότι η δουλειά σας πρέπει να τελειώσει σε μία ημέρα.

Μία επείγουσα δουλειά απαιτεί την άμεση προσοχή και δραστηριοποίηση μας.

Η Ενδιαφέρουσα δουλειά μετράει, διότι εάν δεν την κάνουμε, θα έχει σοβαρές επιπτώσεις, όχι μόνο σε μας αλλά πιθανόν και σε πολλούς άλλους.

Πχ, Ας πούμε ότι χτυπάει το τηλέφωνό σας.

Εάν δεν απαντήσεις δεν θα μάθεις ποιος και γιατί τηλεφώνησε.

Μπορεί να είναι ένα τηλεφωνικό διαφημιστικό μήνυμα για το οποίο μπορείς να αδιαφορήσεις, η ένα σημαντικό τηλεφώνημα .

Είναι μια επείγουσα κατάσταση για την οποία δε έχεις ιδέα εάν και πόσο είναι ενδιαφέρουσα.

Τώρα βέβαια με τα κινητά ή σταθερά τηλέφωνα βλέπεις ποιος τηλεφωνεί, και έχεις τη δυνατότητα να επιλέγεις σε ποιον θα απαντήσεις.

Το να πάμε στο γιατρό είναι τελείως απαραίτητο διότι εάν δεν πάμε θα έχουμε συνέπειες.

Το να πάρεις το παιδί από το σχολείο είναι και σημαντικό και επείγον διότι εάν αργήσεις έστω και λίγο θα έχεις πρόβλημα με το παιδί.

Το να διαβάζεις ευχάριστα emails ή να σεργιανάς στο Facebook, Instagrame Twitter κλπ. δεν είναι ούτε επείγον ούτε και πολύ ενδιαφέρον.

Το σημαντικό στοιχείο λοιπόν, για να καθορίσεις σωστές προτεραιότητες είναι η δεξιότητα του να διακρίνεις τί είναι επείγον και τι ενδιαφέρον, σημαντικό.

Αυτό βεβαίως αφορά τόσο την επαγγελματική όσο και την προσωπική μας ζωή.

Ο παράγοντας επείγον σχετίζεται με το χρόνο.

Ο παράγοντας ενδιαφέρον σχετίζεται με την προτεραιότητα.

Πρώτη μας λοιπόν προτεραιότητα είναι τα επείγοντα και τα ενδιαφέροντα.

 

Σύμφωνα με τον Stephen Covey κάθε θέμα θα πρέπει να καταγράφεται σύμφωνα με το εάν είναι επείγον και ενδιαφέρον.

Το πλαίσιο της διαχείρισης του χρόνου καταγράφηκε από τον Stephen Covey στο βιβλίο του “First Things First που έγραψε το 1994.

Ο Stephen Covey είναι γνωστός και για το βιβλίο του Seven Habits of Highly Effective People (1988)

Το πλαίσιο της διαχείρισης του χρόνου του Stephen R. Covey βασίστηκε στην ιδέα ότι όλος μας ο χρόνος ξοδεύεται στα τέσσερα τετράγωνα του σχετικού Matrix.

‘Όπως βλέπετε στο παραπάνω διάγραμμα (Matrix) το διάγραμμα διαχείρισης του χρόνου είναι χωρισμένο σε τέσσερα τετράγωνα τα οποία είναι οργανωμένα ανάλογα με το πόσο το θέμα ή η δουλειά είναι επείγουσα και ενδιαφέρουσα.

Αυτό μας επιτρέπει να εκτιμήσουμε εάν πρέπει να ασχοληθούμε αμέσως με μια δουλειά ή εάν μπορούμε να τη αναβάλουμε.

Δόθηκε μεγάλη σημασία στο τετράγωνο 2 όπου καταγράφονται τα θέματα που είναι πολύ ενδιαφέροντα αλλά όχι επείγοντα.

Το τετράγωνο αυτό χρειάζεται μεγάλη προσοχή για μια αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.

Όταν χρησιμοποιείτε το Matrix πρέπει να δώσετε μεγάλη σημασία στο τετράγωνο 2 και να αυξήσετε το χρόνο που ξοδεύετε στα θέματα του.

Αυτό θα σας βοηθήσει να λιγοστέψτε το χρόνο που δίνετε στις δραστηριότητες του τετραγώνου 1.

Το Matrix. χωρίζεται σε τέσσερα τετράγωνα καθένα από τα οποία αποτελεί μία προτεραιότητα.

Στη προτεραιότητα 1 καταγράφονται τα θέματα που είναι και ενδιαφέροντα και επείγοντα.

Στη κατηγορία 2 καταγράφονται τα θέματα που είναι ενδιαφέροντα αλλά όχι επείγοντα.

Στη κατηγορία 3 καταγράφονται τα θέματα που είναι επείγοντα αλλά όχι ενδιαφέροντα.

Στη κατηγορία 4 καταγράφονται τα θέματα που δεν είναι ούτε ενδιαφέροντα ούτε επείγοντα.

Το Matrix μας βοηθάει να εντοπίσουμε και να προσδιορίσουμε πόσο χρόνο δίνουμε σε κάθε θέμα.

Είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο εάν θέλουμε να μάθουμε πως καθορίζουμε προτεραιότητες όχι μόνο στη δουλειά, αλλά και στις προσωπικές μας δραστηριότητες.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ ΕΝΑ 1η ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Επείγον και Ενδιαφέρον

• Εάν αντιμετωπίζετε κάποια κρίση ή κάποια πιεστικά προβλήματα τότε αυτή είναι και επείγουσα και σημαντική δουλειά.
• Σημαντικά θέματα με τελική ημερομηνία εκτέλεσης (Deadline driven projects).
• Σημαντικές πιεστικές συνεδριάσεις
• Υποχρεώσεις τελευταίας στιγμής
• Κάποια τηλέφωνα.

Όλα αυτά μπαίνουν στην πρώτη προτεραιότητα.

Απαιτείται μεγάλη προσοχή όταν χαρακτηρίζουμε μια δουλειά μας επείγουσα και σημαντική.

Τα θέματα αυτού του χώρου παίζουν σημαντικό ρόλο στην επίτευξη των στόχων μας.

Είναι ο χώρος που απαιτεί άμεση προσοχή και δυναμική δράση.

Βέβαια κάποια από αυτά τα θέματα μπορούμε και πρέπει να τα έχουμε προβλέψει, πολλά όμως ξεφυτρώνουν ξαφνικά από το πουθενά.

Ο χώρος του πρώτου τετραγώνου υπάρχει για να δεχτεί τα κατεπείγοντα και εξαιρετικά ενδιαφέροντα θέματα με καθορισμένο χρόνο εκτέλεσης.
Αφορά θέματα που εάν παρουσιαστούν δεν υπάρχει περίπτωση να μη διαθέσετε χρόνο για την ολοκλήρωσή τους.

Έχοντας κάποιος ένα σημαντικό και επείγον πρόβλημα, πρέπει να ασχοληθεί αμέσως μαζί του και να το λύσει ώστε να αποφύγει γενίκευση του προβλήματος.

Είναι το τετράγωνο της άμεσης ανάγκης.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ ΔΥΟ 2η ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Ενδιαφέρον αλλά όχι Επείγον

• Εάν μια δουλειά είναι σημαντική αλλά όχι επείγουσα όπως πχ η προοπτική ενός νέου προϊόντος, ο σχεδιασμός στρατηγικής της νέας χρονιάς.
• Η προσπάθεια ανάπτυξης διαπροσωπικών σχέσεων.
• Η διερεύνηση νέων ευκαιριών.
• Σχεδιασμός μακροχρόνιων στρατηγικών.
• Η προσπάθεια προσωπικής ανάπτυξης.
• Η εκπαίδευση των συνεργατών της ομάδας.
• Θέματα υγείας.

Όλα αυτά μπαίνουν στη Δεύτερη Προτεραιότητα.

Αφορούν θέματα τα οποία είναι ενδιαφέροντα και σημαντικά αλλά δεν είναι ανάγκη να τελειώσουν άμεσα.

Είναι θέματα που θα παίξουν ένα σημαντικό ρόλο στο μέλλον της εταιρείας.

Πολλά από αυτά τα θέματα αφού τα επεξεργαστούμε για ένα χρονικό διάστημα έρχεται η ώρα τους να μπουν στο τετράγωνο Ένα

Καλό όμως είναι τα θέματα του τετραγώνου Δύο να τελειώνουν εκεί και να μη μεταφέρονται στο τετράγωνο Ένα.

Δεν πρέπει να υποβαθμίζουμε τα θέματα το τετραγώνου Δύο.

Είναι ο τομέας που μας παίρνει τον περισσότερο χρόνο μας.

Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι ναι μεν δεν περιλαμβάνει επείγοντα θέματα, εντούτοις τα θέματα αυτά είναι σοβαρά και παίζουν σημαντικό ρόλο στην ανάπτυξη της εταιρείας μας.

Κάποιοι λένε ότι όσο περισσότερο χρόνο καταναλώσεις στο τετράγωνο 2 τόσο λιγότερο χρόνο δίνεις στα υπόλοιπα τετράγωνα.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ ΤΡΙΑ 3η ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Επείγον αλλά όχι Σημαντικό.

Διακοπές εργασίας από επισκέπτες.
• Emails και τηλεφωνήματα τα οποία έχουν τον παράγοντα του επείγοντος, πρέπει να απαντήσεις αλλά δεν είναι ενδιαφέροντα και σημαντικά.
• Συνεδριάσεις ρουτίνας με μικρό ενδιαφέρον.
• Θέματα ήσσονος σημασίας.
• Πάντα βρίσκεται κάποιος να χρειάζεται κάτι από εσένα.Αυτό το κάτι μπορεί να είναι θέμα 1ης προτεραιότητας για αυτόν αλλά για σας δεν έχει κανένα ενδιαφέρον.
• Δημοφιλείς δραστηριότητες.
• Εύκολοι στόχοι που οδηγούν σε απώλεια χρόνου. Η ενασχόλησή σας με πολλές τέτοιες δραστηριότητες σας εμποδίζει να είσαστε πιο επιτυχημένος μακροχρόνια.

Ο Covey παροτρύνει να ελαχιστοποιήσουμε ακόμη και να εξαφανίσουμε τις δουλειές αυτές, διότι δεν συμμετέχουν και διότι δεν έχουν καμιά συμμετοχή στις δραστηριότητες της εταιρείας.
Το τετράγωνο αυτό περιλαμβάνει επουσιώδη αλλά επείγοντα θέματα.

Τα θέματα του τρίτου τετράγωνο, φαίνεται να έχουν επείγουσα παρουσίαση αλλά είναι ελάχιστα σημαντικά.

Ίσως η απασχόλησή μας με αυτά τα θέματα να είναι η αιτία για το ότι δεν είμαστε επιτυχημένοι μακροχρόνια.

Πχ ένα φτωχό μίτινγκ, το οποίο μας τρώει πολύ χρόνο.

Ασήμαντες κλήσεις τηλεφώνου, ξαφνικές επισκέψεις στο γραφείο, αχρείαστα μίτινγκ, και email έχουν το παράγοντα του επείγοντος, διότι σας διακόπτουν και αποσπούν τη προσοχή σας,
Εντούτοις αυτοί οι παράγοντες δεν σας βοηθούν να τελειώσετε στόχους και πολύ ενδιαφέροντα θέματα, είναι δηλαδή κοινοτυπίες παρά σημαντικά.

ΤΕΤΡΑΓΩΝΟ ΤΕΣΣΕΡΑ 4η ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Ούτε Ενδιαφέρον ούτε Επείγον

Τέλος υπάρχουν κάποιες δουλειές που δεν είναι ούτε σημαντικές ούτε επείγουσες, είναι απλά χάσιμο χρόνου πχ:
• Το σεργιάνι για ώρες στο διαδίκτυο χωρίς κάποιον συγκεκριμένο σκοπό, και η συνεχής ενασχόληση με τα social media.
• Η συνεχής χρήση του τηλεφώνου.
• Η ανάγκη απάντησης σε μεγάλο αριθμό τηλεφωνημάτων και emails.
• Η συμμετοχή σε πολύ μικρής σημασίας μίτινγκ.
• Η ενασχόληση με διάφορα μικρής, ή ακόμη και χωρίς σημασία, θέματα.
• Ξαφνικές επισκέψεις χωρίς σημασία.

Όλα τα παραπάνω και πολλά άλλα μπαίνουν στη προτεραιότητα Τέσσερα.

Είναι δραστηριότητες που έχουν ελάχιστη αξία.

Πρέπει να ελαχιστοποιηθούν με κάθε κόστος.

Στην πραγματικότητα με κανένα από αυτά τα θέματα δεν πρέπει να ασχοληθούμε.

Είναι αναταράξεις στην καθημερινή μας δραστηριότητα, τις οποίες πρέπει να μειώσουμε ακόμη και να αποφύγουμε πάση θυσία.

Σίγουρα είναι ούτε επείγοντα ούτε ενδιαφέροντα θέματα.

Δεν είναι παρά παράγοντες απώλειας χρόνου.

Είναι χάσιμο χρόνου.

Δεν έχουμε να κερδίσουμε τίποτα αφιερώνοντας έστω και τον ελάχιστο χρόνο σε αυτά τα θέματα.

Σίγουρα είναι θέματα ούτε επείγοντα ούτε ενδιαφέροντα.

Δεν πρέπει να ξεχνάμε τη θεωρία Παρέτο .

Ότι το 20% του παραγωγικού σας χρόνου παράγει το 80% του αποτελέσματος.

Ημερήσιο πλάνο εργασίας (To Do List)

Έχετε κάποια στιγμή αντιληφθεί ότι ξεχάσατε να κάνετε μια σημαντική δουλειά;

Εάν ναι, τότε σίγουρα δε δουλεύετε ακολουθώντας ένα ημερήσιο πρόγραμμα εργασίας, (To-Do List).

Βασικός κανόνας ενός ημερήσιου προγράμματος εργασίας ( To-Do List ), είναι ο καθορισμός προτεραιοτήτων.

Σχεδιάζουμε την ημέρα μας.

Καταγράφουμε στο ημερήσιο πλάνο εργασίας μας, με ποιο από τα θέματα, πρέπει να ασχοληθούμε.

Καθορίστε ποιο είναι επείγον και ποιο ενδιαφέρον.

Κάνουμε μια λίστα των προτεραιοτήτων μας βασιζόμενοι στους παράγοντες επείγον και ενδιαφέρον.

Τα βάζουμε σε σειρά ενδιαφέροντος, ώστε να έχουμε μια γενική εικόνα των δραστηριοτήτων της ημέρας.

Η λίστα θα μας βοηθήσει να έχουμε συνεχώς στο μυαλό μας τα πιο ενδιαφέροντα και επείγοντα θέματα, χωρίς το φόβο να τα ξεχάσουμε.

Έχοντας μπροστά μας τη γενική εικόνα των δραστηριοτήτων που πρέπει να κάνουμε, μπορούμε να επιλέξουμε ανά πάσα στιγμή το πιο επείγον και ενδιαφέρον.

Το πρωί είναι η πλέον παραγωγική ώρα μας, για να κάνουμε αυτή τη δουλειά.

Ας μη χαραμίσουμε την ημέρα μας σε συνεδριάσεις κοινωνικές εκδηλώσεις ρουτίνας, αφήστε τα αυτά για αργότερα.

Δουλειές πρώτης προτεραιότητας θα πρέπει να βρίσκονται ψηλά στη λίστα.

Θα πρέπει να τελειώνουμε τους στόχους μας έναν προς έναν.

Δεν ξεκινάμε ένα καινούριο θέμα πριν τελειώσουμε το προηγούμενο, μια προηγούμενη εργασία.

Πρέπει να σιγουρευτούμε ότι τελειώνουμε τις δουλειές μας μέσα στα χρονικά όρια που θέσαμε.

Ετοιμάζουμε ένα καλό πλάνο εργασίας επιτεύξιμο, άνετο, αποτελεσματικό και μείνουμε σε αυτό.

Υπολογίζουμε τον ακριβή χρόνο που χρειαζόμαστε, για να ολοκληρώσουμε τη δουλειά.

Μη καθορίστε χρόνο εάν δεν είστε σίγουροι ότι θα είναι αρκετός για την ολοκλήρωση της δουλειάς.

Ετοιμάστε το πλάνο εργασίας σας βάζοντας στόχους ξεκάθαρους και επιτεύξιμους.

Είστε ένα σημαντικό στέλεχος και σίγουρα μια από τις δεξιότητές σας είναι να διαχειρίζεσαι τον χρόνο σωστά.

Και προσέξτε !!

Είναι άλλο να είσαι απασχολημένος, και παραγωγικός, και άλλο αποτελεσματικός.

Όσο απασχολούμαστε με θέματα υψηλού ενδιαφέροντος για μας και την εταιρεία μας, τόσο είμαστε πιο κοντά στην επίτευξη των στόχων μας.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνει ένα στέλεχος επιχείρησης είναι να ετοιμάσει ένα πλάνο δράσης (To-Do List)

Ξεκινήστε τη μέρα σας με τις σημαντικότερες, τις μεγαλύτερες δουλειές.

Κάντε το πλάνο εργασίας (Το-do List) το απόγευμα για τη επόμενη ημέρα.

Σχέση μεταξύ παραγωγηκότητας και αποτελεσματικότητας ( Efficiency vs Effectiveness) 

Παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα δεν είναι το ίδιο πράγμα.

Εάν κάποιος εργάζεται σκληρά, είναι καλά οργανωμένος αλλά ξοδεύει το χρόνο του σε μη ενδιαφέροντες και σημαντικούς στόχους είναι παραγωγικός, αλλά δεν είναι αποτελεσματικός.

Για να είναι κάποιος αποτελεσματικός θα πρέπει να αποφασίσει ποιοι στόχοι είναι ενδιαφέροντες και να εντοπίσει τις προσπάθειές του σε αυτούς.

Θέτουμε στον εαυτόν σας συγκεκριμένους και ξεκάθαρους στόχους, όντας σίγουροι ότι οι στόχοι αυτοί είναι σημαντικοί, ρεαλιστικοί και επιτεύξιμοι.

Βέβαια είναι πολύ καλό ένας συνεργάτης η μία ομάδα να είναι παραγωγικοί.

Όσο περίσσότερο παραγωγικός είναι κάποιος τόσο περισσότερα αποτελέσματα θα επιτύχει.

Θα πρέπει όμως η παραγωγικότητα να συνοδεύεται από την επιλογή σημαντικών δράσεων για την ανάπτυξη τόσο της εταιρείας, όσο και της προσωπικής του ανάπτυξης.

Παραγωγικότητα. (Effectiveness)

Είναι το επίπεδο των αποτελεσμάτων από τη δουλειά μια ομάδας, ενός συνεργάτη η ενός μάνατζερ.

Άτομα τα οποία παρουσιάζουν μεγάλη αποτελεσματικότητα στη δουλειά τους, έχουν τη δυνατότητα και την πιθανότητα να παράγουν εξαιρετικά αποτελέσματα εάν όπως είπαμε παραπάνω
ασχολούνται με θέματα μείζονος σημασίας τόσο για τους ίδιους όσο και για την εταιρεία.

Αποτελεσματικότητα (Efficiency)

Η αποτελεσματικότητα είναι ο χρόνος, ο κόπος και οι πηγές που χρειάζεται κάποιος για να πετύχει ένα στόχο.

Δηλαδή να επιτύχει ένα θετικό αποτέλεσμα τόσο για την εταιρεία όσο και για τον εαυτό του.

Αποτελεσματικοί μάνατζερ και συνεργάτες είναι αυτοί οι οποίοι χρησιμοποιώντας στρατηγικές εξοικονόμησης χρόνου επιτυγχάνουν στόχους στο μικρότερο χρονικό διάστημα και με λιγότερα μέσα.

Είναι αποτελεσματικός αυτός που παράγει έργο χρησιμοποιώντας όσο το δυνατόν λιγότερα έξοδα (κόστος), και αχρείαστων προσπαθειών.

Παράδειγμα ; Η νέα δομή του τμήματός μας διαφοροποιήθηκε και παράγει έργο γρηγορότερα κα αποτελεσματικότερα.

Αυτό γίνεται όταν τα άτομα έχουν τα κατάλληλα εργαλεία για να το πετύχουν.

Ένα εργαλείο είναι η οργάνωση ενός μίτινγκ.

Συναντώνται τα μέλη μιας ομάδας σε ένα μίτινγκ με θέμα τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της εξυπηρέτησης των πελατών της εταιρείας.

Συζητούν το θέμα.

Ανταλλάσσουν γνώμες και προτάσεις.

Και καταλήγουν στις δράσεις που πρέπει να γίνουν και που θα έχουν σα στόχο της βελτίωση της αποτελεσματικότητας των τρόπων εξυπηρέτησης των πελατών.

Η αποτελεσματικότητα αυξάνει την αξία της παραγωγικότητας κερδίζοντας χρόνο κόπο και χρήμα.

Πολύ καλή διαχείριση του χρόνου, θα πει ότι είμαι και παραγωγικός και αποτελεσματικός.